Concepto nº 220021720, de Superintendencia de Sociedades, de 10 de Febrero de 2014
REF: RADICACIÓN 2013-01-552033 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 2013
REGISTRO DE ACTAS, SU NUMERACIÓN Y LOS EFECTOS JURIDICOS DE NO
REALIZARSE EN LA FORMA PREVISTA POR LA LEY
Me refiero a su escrito radicado en esta entidad con el número citado en la referencia, con la cual consulta este a este despacho se sea absuelto los siguientes temas, así:
(…)
“CONSULTA:
“a). Como regla general en cualquier tipo de sociedad, siempre se debe llevar el registro de las Actas, debidamente identificadas con una numeración cronológica y en forma continua.
“1°. En consecuencia, cuando no hay consecutivo o no se conoce el número de acta, cuál es el procedimiento a seguir?
“2°. En el caso de inscripción de Acta de Disolución y Nombramiento de Liquidador, La Cámara de Comercio asigna número de acta o la sociedad puede disponer el número que crea conveniente según las actas obtenidas en la misma Cámara de Comercio o iniciar numeración a las mismas?
“Lo anterior, en caso de que la Sociedad a disolver y liquidar no lleve el consecutivo de sus Actas.
“3°. Que consecuencia jurídica existiría si la sociedad no lleva el consecutivo de sus actas?
“b) Para una Reunión Extraordinaria de una Sociedad, es jurídicamente viable plantear en la Convocatoria a la Reunión y en el Orden del Día de la misma, en el Acta respectiva, un numeral relacionado con PROPOSICIONES Y VARIOS?
“c) Cuando es obligatoria la citación a la Superintendencia de Sociedades en el caso de Disolución y Liquidación de una Sociedad, según la Normativa del Código de Comercio Colombiano.”
Este despacho pasará a absolver los interrogantes planteados en el orden propuesto, no sin antes advertir que la función de atender las consultas sobre los temas relacionados con la Inspección Vigilancia y Control de las sociedades comerciales cuya supervisión le fue asignada a este organismos por mandato de la ley, es general y abstracta, de suerte que sus pronunciamientos no tienen la potestad de vincularla como tampoco comprometen su responsabilidad, entre cosas por cuanto su contenido de suyo no es de obligatorio cumplimiento o ejecución. Ahora bien, tal y como se indicó anteriormente y en relación con sus interrogantes se tiene:
-
PROCEDIMIENTO A SEGUIR CUANDO NO HAY CONSECUTIVO O NO SE
CONOCE EL NÚMERO DE ACTA
El artículo 189 el Código de Comercio, prescribió lo siguiente: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de
estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” (Negrilla fuera de texto).
Así mismo, el artículo 195 ibídem estableció: “La sociedad llevará un libro, debidamente registrado en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.” (Negrilla fuera de texto).
De igual forma el artículo el artículo 431 ídem, estableció: “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su
clausura.” (Negrilla fuera de texto).
Por su parte, también el artículo 131 del decreto 2649 de 1993, sobre el tema del libro de actas, ordenó: “Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo
órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.” (Negrilla fuera de texto). Adicionalmente y de suma importancia, la previsión legal contenida en el artículo 132 del Decreto 2649 de 1993, el cual estableció el procedimiento respecto de la corrección de errores en las actas, así: “Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.”
De suyo también el numeral 3 del artículo 57 del Código de Comercio establece que los errores u omisiones en libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento en la fecha en que ellos se advierten. (Negrilla fuera de texto).
No sobra indicar, que los hechos irregulares en la contabilidad darán lugar a sanciones de tipo pecuniario, como de tipo probatorio en el sentido de restarle existencia o insuficiencia en la misma y de carencia de eficacia probatoria a los estados financieros.
Por su parte, el representante legal como responsable de la información financiera y contable deberá establecer los mecanismo idóneos para la conservación de los libros, para lo cual en caso de pérdida o destrucción de los libros, deberá proceder conforme lo prescribe el artículo 135 de Decreto 2649 de 1993, así: “El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los
registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los
respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados,
perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.” (negrilla fuera de texto). Sobre el particular esta Superintendencia por oficio 220-75989 de diciembre de 2 de 1998, acerca de la pérdida o reconstrucción del libro de actas,
señalo: (…)
“Previo el denuncio correspondiente por pérdida, extravío o destrucción de los libros, el comerciante debe proceder a solicitar la inscripción en la cámara de comercio respectiva de los nuevos libros, acreditando el cumplimiento de los requisitos para el efecto exijan tales organismos. Los registros, por mandato de la Ley, deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, utilizando como base las copias de las
actas que reposen en la compañía o en poder de terceros vr. gr. superintendencia, juzgados, notarias, cámaras de comercio, entre otras. En caso de imposibilidad para la reconstrucción de la totalidad de las mismas, el representante legal, el contador público o el revisor fiscal, si lo hubiere, dejarán constancia de tal hecho en el libro correspondiente.”
De igual forma, oficio 220-61660 de septiembre 20 de 2000, este despacho se
pronunció al respecto, así:
(…) “De los procedimientos viables para poner en orden lo libros de comercio de una sociedad particularmente los registros de actas, y así cumplir con los deberes legales del
comerciante. “Cuando una persona adquiere la calidad de comerciante, en forma automática contrae además de derechos, obligaciones, una de las cuales se encuentra expresamente señalada en el artículo 19 del Estatuto Mercantil, que en concordancia con el artículo 48 de la misma obra, exige conformar y registra entre otros, los libros que ostentan la calidad de obligatorios, los que además deben ser llenados...
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