Circular Básica Jurídica (Circular Externa 007 de 1996) - Estatal - Códigos - Legislación - VLEX 398669581

Circular Básica Jurídica (Circular Externa 007 de 1996)

Publicado en:Boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, capítulo Superintendencia Financiera de Colombia
 
ÍNDICE
CONTENIDO

SEÑORES

REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES

ENTIDADES VIGILADAS

REFERENCIA: CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA

  1. PRESENTACIÓN

    Como complemento a la Circular Básica Contable y Financiera No. 100 del 24 de Noviembre de 1995 y en desarrollo de los objetivos institucionales de esta Superintendencia, se presenta a continuación la Circular Básica Jurídica.

    Esta Circular reúne las diferentes instrucciones en materia jurídica emitidas por la Superintendencia Bancaria y que a la fecha se encuentran vigentes.

    Se recopilaron, revisaron, modificaron y actualizaron las normas vigentes en esta materia con los siguientes propósitos:

  2. Compendiar en un solo volumen las normas e instructivos vigentes. Con este propósito, su presentación se elaboró en hojas intercambiables y su consulta podrá efectuarse vía módem, con el fin de facilitar su difusión y consulta.

  3. Disminuir la carga operativa de las entidades vigiladas en materia de conceptualización jurídica.

    La Circular Básica Jurídica está dividida en Título, Capítulos y literales para facilitar su consulta temática, de acuerdo con la naturaleza de las entidades sometidas a la Supervisión de la Superintendencia Bancaria

    Por lo anterior, las instrucciones incorporadas deberán observarse de manera complementaria con las establecidas en la Circular Básica Contable y Financiera No. 100 de 1995 y el Plan Único de Cuentas, en cuanto le sean aplicables a cada tipo de entidad.

  4. VIGENCIA Y DEROGATORIAS

    La Circular Básica Jurídica rige a partir del 2 de marzo de 1996 e incorpora y sustituye las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia Bancaria en la materia, y deroga las Circulares Externas y Resoluciones que le sean contrarias.

    Cordialmente,

    ALEJANDRO VENEGAS FRANCO

    Superintendente Bancario (E)

TÍTULO PRIMERO Aspectos generales
CAPÍTULO PRIMERO Organización
  1. CONSTITUCION DE ENTIDADES VIGILADAS

    1.1 Capitales mínimos

    Los capitales mínimos para la constitución de instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria son los establecidos en el artículo 80, numeral 1o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los cuales son reajustables el primero de enero de cada año en forma automática en el mismo sentido y porcentaje en que varíe el índice de precios al consumidor que suministra el DANE.

    1.2 Documentación Requerida

    Con el fin de contar con suficientes elementos de juicio que permitan evaluar el carácter, la responsabilidad y la idoneidad de los inversionistas, además de su capacidad patrimonial, al acta de organización se acompañarán los siguientes documentos:

    1. Nombre y documento de identidad de los futuros accionistas o asociados, directores o miembros del consejo de administración y del representante(s) legal(es) o gerente(s). Si alguno o algunos de los otorgantes es una persona jurídica debe identificarse con el NIT, adjuntando un certificado actualizado sobre su existencia y representación legal, una copia de los estatutos vigentes, acreditando, además, que conforme a su objeto social cuenta con capacidad jurídica para realizar la inversión. Cuando se trate de una institución sometida al control de la Superintendencia Bancaria bastará su mención.

    2. Justificación de la fuente u origen de los recursos que se destinarán a la constitución de la institución, indicando la parte del capital que cada uno de los aspirantes cubrirá.

    3. Inversiones de capital que los interesados (constituyentes) mantengan en instituciones financieras, así:

      1) Directamente o por conducto de sus cónyuges o parientes dentro del 4o. grado de consanguinidad, 2o. de afinidad o único civil;

      2) A través de personas jurídicas en las que los suscriptores del acta, directamente o por intermedio de las personas a ellos relacionadas según los términos del literal precedente, posean el 20% o más del capital social, o cuando dicho porcentaje sea poseído por conducto de sociedades matrices o subordinadas de éstas o de aquellas que participarían en la constitución.

      3) Tratándose de personas jurídicas, las que posean éstas directamente o por intermedio de su matriz o de sus subordinadas o de las subordinadas de éstas.

    4. Endeudamiento de los otorgantes y de las personas mencionadas en el numeral precedente con el sector financiero.

    5. Declaraciones de renta de los potenciales constituyentes correspondientes a los tres (3) últimos años gravables y copia de los estados financieros correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios más recientes, debidamente certificados y acompañados de las notas a los estados financieros, así como del dictamen e informe del Revisor Fiscal, si lo hubiere.

    6. Si entre los aspirantes hay personas jurídicas deberá indicarse el nombre de sus administradores, de sus representantes legales y de las personas naturales o jurídicas que, directa o indirectamente, posean el 5% o más del capital social. Para la aplicación del porcentaje señalado, se acumularán las participaciones de personas vinculadas entre sí por matrimonio, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, o las que posean personas jurídicas en las que los socios referidos o cualquiera de las personas anteriormente mencionadas cuenten con el 20% o más del capital social. Con la indicación de los nombres de los socios precitados se adjuntará copia de sus estados financieros más recientes y de la declaración de renta correspondiente al último ejercicio fiscal.

    7. Hoja de vida de los futuros constituyentes, si son personas naturales, y de los administradores, representantes legales y socios que posean el 5% o más de su capital, si son personas jurídicas, utilizando para el efecto los formatos diseñados para posesiones por la Superintendencia Bancaria.

    8. Para efectos de evaluar las condiciones personales y profesionales del inversionista extranjero, además de cumplir con las exigencias generales señaladas, se deberá adjuntar la autorización del organismo competente en el país de origen, en el que conste que puede efectuar la inversión, si fuere el caso.

      Los documentos otorgados en el exterior deben ser presentados ante el cónsul colombiano y, en su defecto, ante el cónsul de una nación amiga, y legalizados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si están otorgados en idioma extranjero se acompañarán de la traducción oficial correspondiente.

    9. Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la entidad que se constituiría, así como las razones que la sustentan. El mismo deberá contemplar una proyección de la entidad a cinco (5) años.

      1. A la solicitud respectiva se deberá acompañar autorización escrita de los interesados tendiente a permitir que la Superintendencia Bancaria requiera de las autoridades respectivas sus antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios o profesionales conforme lo indica el artículo 17 del Decreto 2150 de 1995.

      1.3 Condiciones específicas para la constitución de las entidades administradoras del régimen de ahorro individual.

      La constitución de las entidades administradoras del régimen de ahorro individual deberá someterse a las presentes instrucciones, debiendo tenerse en cuenta que la autorización que imparta esta Superintendencia para el funcionamiento de una sociedad administradora de pensiones, o de una sociedad administradora de pensiones y cesantía, no implica de suyo autorización para administrar el respectivo fondo, la cual se otorgará una vez se acredite la capacidad técnica, humana y administrativa necesaria y se apruebe el reglamento del fondo.

      Es pertinente aclarar que las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que deseen administrar un fondo de pensiones están obligadas a solicitar y a obtener previamente de esta Superintendencia el permiso correspondiente, para lo cual deberán acreditar el cumplimiento de los requisitos contenidos en los siguientes ítems, relativos a capital mínimo, capacidad patrimonial, estudio de factibilidad e infraestructura técnica, administrativa y humana.

    10. Constitución: las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía deberán constituirse como sociedades anónimas o entidades cooperativas, de acuerdo con lo dispuesto en el literal a. del artículo 91 de la ley 100 de 1993, en concordancia con el artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, efecto para el cual se seguirá el procedimiento consagrado en la última norma mencionada.

    11. Capital Mínimo: para que las sociedades administradoras de fondos de pensiones puedan administrar uno de tales fondos, deberán acreditar al momento de su constitución un capital mínimo equivalente al 50% del capital mínimo exigido para la constitución de una corporación financiera, en los términos del literal b. del artículo 91 de la ley 100 de 1993, el cual respaldará exclusivamente el desarrollo del negocio de administración de fondos de pensiones.

      Para efectos del cumplimiento de este requisito, la Superintendencia Bancaria podrá tomar en consideración las sumas que registren las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, en sus balances con corte al último día del mes inmediatamente anterior, por encima de las mínimas exigidas para administrar un fondo de cesantía. En todo caso la Superintendencia verificará que se esté dando cumplimiento al margen de solvencia establecido para el efecto, y que con el mencionado cómputo de anteriores capitalizaciones no se esté poniendo en peligro inmediato el cumplimiento de dicho margen.

      Así mismo, se tendrá en cuenta la reserva legal y el monto de la prima de colocación de acciones si la hubiere.

      Las Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía que se constituyan deberán acreditar un capital social mínimo equivalente a la sumatoria del capital señalado en el presente literal y del capital mínimo exigido para la constitución de una sociedad de servicios financieros.

    12. Documentación General: con el fin de contar con suficientes elementos de juicio que permitan evaluar, además del carácter, idoneidad y responsabilidad de los inversionistas, su capacidad patrimonial, es preciso que se remita la documentación exigida por esta Superintendencia en el numeral 1.2 del presente capítulo.

      Tratándose de Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía, actualmente existentes, deberá remitirse la información concerniente a la capacidad patrimonial de los inversionistas para suscribir las nuevas acciones o aportes solidarios. En lo relacionado con el carácter, idoneidad y responsabilidad de sus accionistas, sólo deberá enviarse la documentación correspondiente a aquellas personas que hayan ingresado a la sociedad con posterioridad a su constitución y que por poseer un porcentaje inferior al 10% no requirieron de la respectiva autorización de la Superintendencia Bancaria.

      Todo lo anterior, sin perjuicio de que aún los inversionistas constituyentes que pretendan incrementar su participación social deban tramitar las autorizaciones a que haya lugar de conformidad con las disposiciones vigentes.

    13. Infraestructura Técnica: las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía que pretendan constituirse, así como las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que decidan administrar un fondo de pensiones, deberán demostrar que cuentan con una infraestructura técnica adecuada, lo cual implica que por lo menos se presente la siguiente información, junto con la documentación correspondiente:

      1) Plan informático en el cual se describan las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo y en general del ambiente informático a implantar en la entidad, debiendo establecer claramente cada una de las actividades a desarrollar, así como también el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento.

      2) Sistemas de información requeridos, debiendo describirse el plan específico de adquisición, arrendamiento o desarrollo de los sistemas de información que se relacionan más adelante, indicando los tiempos requeridos para su instalación y puesta en funcionamiento. Estos sistemas deberán tener capacidad para operar en forma integrada y deberán permitir la generación de los reportes e informes requeridos por esta Superintendencia, siguiendo las especificaciones técnicas definidas para tal fin. Para el efecto, se tomarán en cuenta transitoriamente las reglas aplicables a las sociedades administradoras de fondos de cesantía.

      Los siguientes son los sistemas de información básicos necesarios para el funcionamiento de un fondo de pensiones, los cuales se enuncian sin perjuicio de los requeridos para el funcionamiento administrativo de la entidad como tal (por ejemplo el sistema de gestión administrativa y financiera):

      • Sistema de gestión contable

      • Sistema para la valoración diaria del portafolio de inversiones de los fondos y de la administradora

      • Sistema para el manejo de afiliados y beneficiarios, el cual, entre otros aspectos, debe contemplar:

      - Manejo y registro de afiliados y sus beneficiarios

      - Recaudo de los aportes

      - Registro y manejo de aportes obligatorios

      - Registro y manejo de aportes voluntarios

      - Manejo de comisiones

      - Manejo de bonos pensionales

      - Manejo de acciones de cobranza

      - Manejo de traslados

      - Manejo de retiros

      • Sistema para el manejo de pensiones

      • Sistema para el manejo de información histórica

      3) Equipos de cómputo que se requerirán, indicando los planes de compra y/o arrendamiento de los mismos, debiendo tenerse en cuenta por lo menos los siguientes aspectos:

      • Contemplar la posibilidad de manejar en forma simultánea por lo menos quince usuarios, ya sea a través de terminales o de microcomputadores conectados en red.

      • Los planes de compra y/o arrendamiento de equipos de cómputo presentados por la entidad, deberán indicar claramente el tiempo requerido para la instalación y puesta en funcionamiento de dichos equipos y de los diferentes sistemas de información que sobre ellos van a funcionar, de acuerdo con lo exigido en el subnumeral anterior.

      • Para determinar la capacidad de memoria mínima requerida, se considera que cada usuario que se tenga trabajando en línea en los sistemas de información debe disponer de por lo menos 1.5 Megabytes de memoria principal, para una capacidad instalada mínima de 22 Megabytes de memoria principal.

      • Los equipos de cómputo deberán poseer la capacidad de almacenamiento en disco requerida para manejar las operaciones propias del negocio de acuerdo con los siguientes estimativos:

      - Registro y manejo de afiliados y beneficiarios: por cada cincuenta mil afiliados (50.000), se requiere mínimo de un Gigabyte (1 Gb. Mil Megabytes).

      - Registros Contables: para cada fondo administrado, así como para la contabilidad de la administradora, se requiere mínimo de 100 megabytes

      - Registro y valoración del portafolio de inversión: por cada título incluido en el portafolio de inversión se requiere mínimo de 200 Kilobytes.

      Los anteriores estimativos no incluyen los requerimientos de memoria principal y almacenamiento en discos de los sistemas operacionales, bases de datos o software específico para el funcionamiento de los equipos de cómputo o sistemas de información.

      • Los equipos de cómputo adquiridos o arrendados por las sociedades administradoras deberán posibilitar la capacidad de crecimiento en cuento al número de usuarios y contar con la capacidad de migrar hacia sistemas de cómputo de mayor capacidad o hacia nuevas plataformas tecnológicas en el evento en que se requiera. En todo caso, la capacidad de equipos deberá ser correspondiente con las proyecciones de afiliados incluidas en los estudios de factibilidad.

      4) Sistema y equipos de comunicaciones, debiendo incluirse el plan de adquisición o arrendamiento de los equipos y dispositivos necesarios para comunicarse con la Superintendencia Bancaria vía módem, ya sea para transmitir información de la entidad vigilada a la Superintendencia Bancaria o viceversa. Igualmente, se deberá prever en la plataforma tecnológica seleccionada la capacidad de la misma para soportar la instalación de dispositivos y software de comunicaciones y sistemas de información necesarios, que le permitan a la Superintendencia Bancaria entrar a consultar en forma remota la información archivada en los equipos de cómputo de cada fondo y/o de cada sociedad administradora.

      La plataforma tecnológica de la sociedad deberá facilitar la conexión remota de sus diferentes oficinas en el país, a través de redes de comunicación que le permitan mantener actualizada, por lo menos diariamente, la información que la Superintendencia requiera.

      5) Personal capacitado y entrenado para el manejo y operación tanto de los equipos de cómputo y de comunicaciones, como para los sistemas de información implantados en la organización.

      6) Planes de contingencia y sistemas de respaldo y seguridad que le permitan a la entidad ante un daño grave, destrucción o robo de sus equipos de cómputo, regresar a su normal funcionamiento en un tiempo prudencial.

    14. Infraestructura Administrativa: las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía que pretendan constituirse, así como las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que decidan administrar un fondo de pensiones, deberán demostrar que cuentan con una infraestructura administrativa adecuada, para lo cual deberán acreditar los requisitos y remitir la documentación que se señala a continuación:

      1) Estructura básica administrativa: Además de la Gerencia General, cada entidad deberá contar con recursos humanos o de apoyo administrativo suficientes por lo menos para las siguientes áreas: Comercial, Operativa, Financiera, Técnica, Jurídica, Control Interno, y Administrativa.

      2) Aspectos locativos de funcionamiento de la sociedad administradora, debiéndose describir lo referente a las áreas de trabajo y ubicación de la parte operativa de la sociedad.

      3) Ubicación geográfica de la entidad, junto con las distancias relativas a las fuentes de recursos, tanto a nivel de la oficina principal como de sucursales y agencias.

    15. Infraestructura Humana: las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía que pretendan constituirse, así como las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que decidan administrar un fondo de pensiones, deberán demostrar que cuentan con una infraestructura humana, adecuada, para lo cual deberán acreditar los requisitos y remitir la documentación que se señala a continuación:

      1) Inicialmente y durante el primer año de funcionamiento del sistema general de pensiones, las administradoras deberán contar, por lo menos, con una persona capacitada para la atención de consultas por cada 10.000 afiliados. Así mismo, contar como mínimo con 1 persona capacitada para la individualización de cuentas por cada 10.000 afiliados, durante los tres primeros meses de funcionamiento de cada entidad y, en todo caso, durante todo el tiempo que resulte necesario para que se ajuste a los requerimientos legales sobre el particular.

      2) Areas de capacitación tanto del personal interno como de la fuerza de ventas, con áreas especializadas en la atención de consultas y reclamos y con áreas encargadas de administrar la permanente y oportuna cobranza de las cotizaciones obligatorias.

      3) En los casos en los cuales se proyecte contratar con firmas externas el desarrollo de ciertas labores operativas, técnicas o jurídicas, deberá indicarse el tipo de apoyo que se requerirá bajo esa modalidad. En todo caso las sociedades administradoras deberán contar a nivel interno con una persona responsable del área respectiva.

      4) Las personas responsables de cada una de las áreas de la entidad deberán ser de reconocida solvencia moral y profesional, y contar con una experiencia profesional o técnica en áreas afines o relacionadas no inferior a 5 años.

      5) Las sociedades administradoras deberán asumir una política de selección de personal que consulte las necesidades y requerimientos de este tipo de entidades a fin de asegurar un adecuado desarrollo de las actividades que les son propias.

    16. Infraestructura financiera: las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía que pretendan constituirse, así como las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que decidan administrar un fondo de pensiones, deberán demostrar que cuentan con una infraestructura financiera adecuada, para lo cual deberá remitirse un estudio de factibilidad, que comprenda, por lo menos:

      1) Estudio de mercado, en el cual se analicen como mínimo los siguientes aspectos:

      • La demanda actual de producto y su proyección, teniendo en cuenta la magnitud estimada para la fecha de iniciación del proyecto y para algunas fechas futuras, utilizando tres escenarios ubicados en tres años como mínimo.

      • La fracción de la demanda que pretende atender el proyecto

      • Los resultados de las estimaciones correspondientes al proyecto con base en las condiciones de competencia que se presentan en el mercado.

      2) Estudio financiero que contemple como mínimo.

      • Las necesidades totales de capital, sin perjuicio del mínimo exigido por la ley, y el cubrimiento de la inversión fija.

      • Ingresos y gastos en funcionamiento normal del proyecto, para cuya determinación se deberán señalar, con base en el estudio de mercado y utilizando los mismos escenarios, los ingresos producto de la operación del negocio, (ingresos por comisiones sustentados en el volumen de afiliados), y los ingresos provenientes de recursos de capital (intereses por inversiones). Los gastos que se registren en la proyección debe contener las erogaciones por concepto de personal, administrativos y de publicidad, así como los derivados de la amortización de las inversiones de capital.

      • Punto de nivelación de ingresos y gastos calculados para el período de funcionamiento normal.

      • Evaluación Financiera.

      • Tasa interna de retorno del proyecto, y relaciones financieras básicas, fundamentalmente los indicadores de rentabilidad y eficiencia del negocio (Margen operacional, incidencia de gastos laborales y administrativos).

      • Conclusiones del estudio financiero

    17. Iniciación de operaciones: como quiera que la autorización para la constitución y funcionamiento de una entidad no faculta a una administradora para administrar un fondo de pensiones, sino a partir del momento en el cual se haya acreditado ante la Superintendencia Bancaria que se ha dado cumplimiento real a todos los requisitos mínimos establecidos en cuanto a capacidad humana, técnica y administrativa y cuente con la aprobación del reglamento del respectivo fondo, la iniciación de operaciones de las administradoras de fondos de pensiones y de cesantía se someterá a la previa aprobación de la Superintendencia Bancaria la cual se obtendrá en dos etapas:

      • Etapa inicial: para la cual deberá remitirse la información y documentación prevista en el presente numeral, la cual será verificada por la Superintendencia, a fin de establecer el cumplimiento de las exigencias señaladas.

      • Etapa final: obtenida la autorización inicial, se demostrará que se cuenta en la práctica con la capacidad adecuada, según las especificaciones iniciales.

      Obtenidas estas aprobaciones, así como la del reglamento del respectivo fondo, éste podrá entrar en funcionamiento y, por lo tanto, la administradora podrá empezar a recibir afiliados.

      1.4 Información adicional

      El Superintendente Bancario podrá solicitar adicionalmente toda la información y datos complementarios que permitan analizar suficientemente la idoneidad, responsabilidad y solvencia moral de las personas que soliciten la autorización.

      1.5 Condiciones específicas para la constitución de las secciones especializadas de ahorro y crédito de las Cajas de Compensación Familiar

    18. Constitución: De acuerdo con la Ley 920 de 2004 las Cajas de Compensación Familiar podrán constituir Secciones Especializadas de Ahorro y Crédito que tendrán la naturaleza de patrimonios autónomos.

    19. Capitales mínimos: De conformidad con lo previsto en los artículo 1 y 2 del Decreto 2801 de 2005, las Cajas de Compensación Familiar cuya capacidad de aporte de capital, sea igual o superior al ciento por ciento (100%) de los recursos necesarios para conformar una cooperativa financiera, deberán destinar la suma correspondiente al capital mínimo de una cooperativa financiera, para la constitución de una Sección Especializada de Ahorro y Crédito.

      No obstante, cuando su capacidad de aporte sea inferior al ciento por ciento (100%) pero igual o superior al cincuenta por ciento (50%) de los recursos necesarios para conformar una cooperativa financiera, deberán destinar para su constitución como mínimo el cincuenta por ciento (50%) del capital mínimo requerido para la constitución de una cooperativa financiera.

    20. Obtención previa de la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia: Con el fin de contar con la suficiente información sobre la Caja de Compensación Familiar y de poder establecer la adecuada infraestructura técnica, administrativa y humana de la Sección Especializada de Ahorro y Crédito, a la solicitud de autorización para la constitución de dicha sección se acompañará la siguiente información:

      1). Indicación del nombre y documento de identidad de los miembros del Consejo Directivo y del Director administrativo de la respectiva Caja de Compensación Familiar.

      2). Acta a través de la cual se acredite la decisión del Consejo Directivo de la respectiva Caja de Compensación Familiar de constituir la sección especializada de ahorro y crédito.

      3). Copia de los estatutos de la Caja de Compensación, previamente adecuados en los términos de la ley 920 de 2004.

      4). Certificación emitida por el Revisor Fiscal de la respectiva Caja de Compensación Familiar, en donde conste, en los términos del Decreto 2801 de 2005, la capacidad de aporte de capital para la constitución de la sección especializada.

      5). Copia de los estados financieros de la Caja de Compensación debidamente certificados y acompañados de las notas a los estados financieros, correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios o, en caso de contar con menos tiempo de constituida la Caja, con todos los que cuente; el dictamen e informe del Revisor Fiscal; el NIT; un certificado actualizado de existencia y representación legal, con vigencia no mayor a quince (15) días.

      6). Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la sección especializada de ahorro y crédito que se constituiría, así como las razones que la sustentan, teniendo en cuenta lo indicado en el literal d) numeral 3), del artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Este estudio deberá contemplar una proyección de la sección especializada a cinco (5) años.

      7). La información adicional que requiera esta Superintendencia para poder analizar adecuadamente la idoneidad, responsabilidad y solvencia moral de las personas que soliciten la autorización, así como el debido manejo de las operaciones autorizadas.

      Adicionalmente, deberá tramitarse a través de la página web de la SFC (Internet) la solicitud de posesión contenida en la proforma F-0000-19, para efectos de la posesión de los miembros del consejo de administración, de los representantes legales y de los revisores fiscales de las secciones especializadas de ahorro y crédito, principales y suplentes, en concordancia con las disposiciones consagradas para tal efecto en el Capítulo 10, Título I de la Circular Externa 007 de 1996 y en el Decreto 4709 de 2005. Las instrucciones para su manejo, se encuentran en la página Web de la SFC, junto con la proforma.

      1.6 Condiciones específicas para la constitución de Casas de Cambio

      1. Constitución. El trámite de constitución de las casas de cambio debe someterse a las reglas contempladas en el artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y a las previstas en este numeral y en el numeral 1.2 del presente Capítulo.

        Con el propósito de conocer como funcionaría la entidad que se constituye desde el punto de vista operativo y tecnológico, deberá remitir a esta Superintendencia la siguiente información:

        - Descripción de los procesos misionales de la futura Sociedad, con sus respectivos procedimientos y soporte tecnológico.

        - Identificación de los principales riesgos operativos y tecnológicos, asociados a los procesos y sistemas de información misionales.

        - Plataforma tecnológica seleccionada sobre la cual operaría la Entidad, considerando elementos tales como: centros de cómputo, equipos centrales, red de comunicaciones, aplicaciones misionales, seguridad tanto física como de las aplicaciones y de la información.

        - Plan de conservación, custodia y seguridad de la información tanto documental como electrónica.

        - Prospecto de planes de contingencia y continuidad del negocio con los cuales iniciaría operaciones la Sociedad.

        - Cronograma que desarrollaría la firma para entrar en funcionamiento.

      2. Certificado de Autorización. Para obtener el certificado de autorización por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, las casas de cambio deben acreditar el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 64 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, sin perjuicio de las siguientes disposiciones especiales:

    21. Capital Mínimo. Para obtener el certificado de autorización por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, las casas de cambio deben acreditar un capital pagado que no podrá ser inferior a la suma indicada en el literal b) del artículo 64 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República. Dicha suma se ajustará anualmente en la forma que indica dicha disposición.

      El capital mínimo deberá ser pagado en su totalidad en dinero. No resulta posible efectuar aportes en especie.

    22. Plataforma tecnológica y administrativa. Al tenor de lo dispuesto por la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, para obtener el certificado de autorización las casas de cambio deben contar con una plataforma tecnológica e infraestructura administrativa y recurso humano tal que les permita velar de manera adecuada por los intereses de quienes con ellas realicen las operaciones permitidas por el régimen cambiario y les posibilite, al mismo tiempo, el debido manejo y control del conjunto de sus operaciones en procura de lograr su correcto registro y el oportuno reporte de la información que requieran tanto esta Superintendencia como otras autoridades competentes, y, en especial, protegerse contra los riesgos inherentes a su actividad (lavado de activos, crediticio, liquidez, operativo), para lo cual deben allegar la siguiente información, junto con la documentación correspondiente:

      1) Organigrama

      El organigrama de la sociedad, junto con la relación de la planta de personal de dirección, manejo y confianza, anexando las respectivas hojas de vida, en la Proforma F.0000-19, Hoja de Vida Sistematizada.

      El organigrama deberá contemplar las reglas relativas a la administración del Riesgo Operativo, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.2.4 del capitulo XXIII de la circular básica contable y financiera de esta Superintendencia.

      2) Manuales

      Los manuales e instructivos de procedimiento y control interno, dentro de los cuales debe contemplarse lo relativo a los mecanismos de control y prevención de lavado de activos, que contenga como mínimo los aspectos previstos en los artículos 102 a 107 del EOSF y en el Capítulo Décimo Primero del Título Primero de la presente Circular y en las demás normas aplicables.

      Adicionalmente, deberá incluir los manuales relacionados con las reglas relativas a la administración del Riesgo Operativo, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.2.3.1 del capitulo XXIII de la circular básica contable y financiera de esta Superintendencia.

      3) Procesos y Plataforma tecnológica

      La entidad que se constituye deberá remitir con destino a la Delegatura para Riesgos Operativos una certificación donde conste que ella cuenta con:

      - La infraestructura tecnológica necesaria para su operación y que la misma ha sido sometida a pruebas con resultados satisfactorios.

      - Sistemas de seguridad informáticos, que han sido probados y verificado su efectividad.

      - El plan de continuidad del negocio y su respectivo plan de contingencia con el cual iniciaría operaciones la sociedad. Indicando que este último ha sido aprobado por el órgano competente, que dispone de los recursos necesarios para su oportuna ejecución, que ha superado las pruebas necesarias para confirmar su eficacia y que es conocido por todos los usuarios. El plan debe cubrir, entre otros, los siguientes temas: grupo de contingencias y sus funciones, identificación de eventos que pueden afectar la operación de los sistemas, medidas adoptadas para minimizar el riesgo, actividades a realizar cuando se presenten fallas, alternativas de operación y regreso a la actividad normal.

      - El plan de seguimiento que adelantarán los órganos de control societario, para monitorear la puesta en marcha de la nueva Sociedad.

      Finalmente, la entidad deberá mantener permanentemente aprobados, actualizados y a disposición de la Superintendencia Financiera, los siguientes documentos:

      - Manual de funciones de cada uno de los cargos de la entidad.

      - Manual de procesos de la entidad con sus respectivos procedimientos.

      - La documentación a que hace referencia el numeral 3.2.3 del capitulo XXIII de la circular básica contable y financiera de esta Superintendencia.

      - El plan de continuidad del negocio y el plan de contingencia.

      - Plan estratégico de sistemas de información.

  2. CONVERSION DE ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO

    Para la conversión de los establecimientos de crédito, reforma que conlleva su sometimiento al régimen previsto para la entidad resultante, sin que se produzca solución de continuidad tanto en su existencia como persona jurídica como en sus contratos o en su patrimonio, deberán observarse las siguientes directrices:

    2.1 Sujetos

    Los establecimientos bancarios, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero están autorizados para convertirse en cualesquiera de los cuatro primeros tipos de establecimientos de crédito mencionados, conservando su naturaleza civil, comercial o

  3. CONVERSION DE ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO

    Para la conversión de los establecimientos de crédito, reforma que conlleva su sometimiento al régimen previsto para la entidad resultante, sin que se produzca solución de continuidad tanto en su existencia como persona jurídica como en sus contratos o en su patrimonio, deberán observarse las siguientes directrices:

    2.1 Sujetos

    Los establecimientos bancarios, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero están autorizados para convertirse en cualesquiera de los cuatro primeros tipos de establecimientos de crédito mencionados, conservando su naturaleza civil, comercial o cooperativa, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 2o. y 66o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

    2.2 Aprobación de la asamblea general de asociados

    En atención a que la conversión está considerada como una reforma del contrato social, para el caso de las sociedades anónimas la asamblea general de accionistas deberá adoptarla con el quórum decisorio consagrado en el artículo 421 del Código de Comercio, salvo que los estatutos sociales establezcan una mayoría superior.

    En todo caso, tratándose de entidades cooperativas deberá darse cumplimiento a lo previsto en la Ley 79 de 1988, particularmente en su artículo 32, teniendo presente que a ninguna cooperativa le está permitido adoptar la forma de sociedad comercial, de conformidad con el artículo 6o. de dicha ley.

    En los demás casos se estará a lo dispuesto en los estatutos a este respecto.

    2.3 Cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley para la nueva clase de entidad

    El cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley para la nueva clase de entidad se contempla como supuesto que debe verificar la Superintendencia Bancaria para autorizar la conversión. Por consiguiente, la institución sólo podrá realizar las actividades propias del establecimiento resultante de la operación, debiendo presentar dentro de los tres (3) meses siguientes a la autorización un programa de adecuación de las operaciones al nuevo régimen, el cual tendrá una duración máxima de dos (2) años. La aprobación de la Superintendencia estará condicionada a la celebración del programa de adecuación correspondiente.

    2.4 Requerimiento de capital

    De conformidad con lo previsto en los artículos 80 numeral 1o. y 66 numeral 3o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el capital requerido será el exigible para la constitución del tipo de entidad que va a resultar al finalizar el proceso de conversión, según lo indicado en el numeral 1.1 del presente capítulo.

    Para estos efectos debe tenerse en cuenta que de conformidad con lo establecido por el artículo 80, numeral 4o., parágrafo del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el valor pagado de los bonos obligatoriamente convertibles en acciones se tendrá en cuenta para la determinación del capital mínimo requerido, cuando en el respectivo prospecto de emisión se establezca que en los eventos de liquidación, el importe de su valor quedará subordinado al pago del pasivo externo y se cumplan los requisitos consagrados en el artículo 86, numerales 2o., en concordancia con los numerales 3o., y 4o. ibídem. Así mismo, las garantías de pago de obligaciones otorgadas por la Nación o el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, de acuerdo con lo previsto en los artículos 20 de la Ley 117 de 1985 y en el artículo 320 numeral 3o. literal b) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, computan para la determinación del monto mínimo de capital a que alude el presente numeral.

    2.5 Autorización estatal

    Los establecimientos de crédito que decidan convertirse deben obtener previamente la autorización de la Superintendencia Bancaria, so pena de ineficacia, de acuerdo con el artículo 71 numeral 4o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

    Para el efecto, corresponderá al representante legal de la entidad formular la respectiva petición, acompañada de los documentos que a continuación se indican:

    1. Copia del acta de la reunión de la asamblea general de asociados en la cual conste la aprobación dada por el órgano social competente a la conversión y a los nuevos estatutos. Debe tenerse presente para estos efectos que durante la vigencia de una emisión de bonos la reforma estatutaria solo podrá realizarse en los casos previstos en el artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores

    2. Certificación en la cual se acredite el importe de capital mínimo exigido, suscrita por el Revisor Fiscal de la entidad.

    3. Estudio de factibilidad que demuestre la conveniencia de la operación, así como las razones que la sustentan. El mismo deberá contemplar una proyección de la entidad a cinco (5) años, bajo la nueva naturaleza, teniendo en cuenta la incidencia del programa de adecuación a que se refiere el numeral 2.3 del presente capitulo.

    4. En el evento en que se produzcan cambios a nivel de administradores, deberán allegarse los documentos requeridos en el Capítulo 10 numeral 1 del presente Título. Cabe recordar que de conformidad con el artículo 71, numeral 2o, inciso 2o del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el Superintendente Bancario debe abstenerse de autorizar la participación en la conversión de personas que se encuentren en los casos previstos en dicha norma.

    La aprobación se impartirá una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos legales pertinentes y que el bienestar público se fomentará con la operación.

    2.6 Publicidad

    Una vez formalizada la conversión deberá darse inmediato cumplimiento a lo prescrito en el artículo 71, numeral 6o. del Estatuto Orgánico Sistema Financiero.

CAPÍTULO SEGUNDO Régimen patrimonial
  1. SUSCRIPCION DE ACCIONES

    Ante las diversas interpretaciones que se han presentado en torno al ejercicio del derecho de preferencia en la suscripción de acciones por parte de los accionistas, y a los requisitos que debe reunir el reglamento de suscripción correspondiente, las siguientes son las instrucciones que en lo sucesivo deben tenerse en cuenta para tales efectos:

    1.1 Reglamento de suscripción de acciones

    La suscripción de nuevas acciones, como norma general, requiere la expedición de un reglamento de suscripción de acciones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 385, inciso 1o. del Código de Comercio.

    Según lo indicado en el artículo 386 del Código de Comercio el reglamento de suscripción deberá contener:

    1. Número de acciones que se ofrecen: el número de las acciones que se ofrezcan en el reglamento de suscripción será igual al de las acciones que se emitan en cada oportunidad pero podrá ser inferior al de las que se encuentren en reserva (artículo 386 numeral 1o. del C de Co).

    2. Forma de suscripción; toda colocación de acciones debe efectuarse con sujeción al derecho de preferencia, salvo que en el contrato social se disponga expresamente que las acciones podrán colocarse sin sujeción a tal derecho, o cuando medie renuncia del máximo órgano social para una determinada emisión de acciones (artículo 420 numeral 5o. del Código de Comercio).

      El derecho de preferencia en la suscripción de acciones se concreta en la fecha en que se produce el aviso de oferta correspondiente, en favor de los accionistas que aparezcan inscritos como tales en dicho momento.

    3. Proporción de la suscripción: la proporción para el ejercicio del derecho de suscripción preferente se establece al momento de la aprobación del reglamento por parte del órgano social competente, en relación con el capital suscrito y en circulación a tal fecha (artículos 386 y 388, inciso 1o. del Código de Comercio). En consecuencia, la proporción está dada en función de cada acción suscrita, mas no en función de cada accionista (v.gr.: 1 acción por cada dos acciones en circulación).

      Dicha proporción, establecida en abstracto en el reglamento, se aplicará en concreto en favor de los accionistas en la fecha de la oferta, de acuerdo con el número de acciones que posean.

      No obstante que el derecho de los accionistas a suscribir preferencialmente en toda nueva emisión de acciones se mide por la proporción necesaria que existe entre las acciones que se emiten y las que están colocadas, en el reglamento debe en todo caso mencionarse dicha proporción.

    4. Plazo de la oferta: el plazo de la oferta, en ningún caso será inferior a quince (15) días ni superior a tres (3) meses (artículo 386, numeral 3o. y 388, inciso 1o. del Código de Comercio). Dicho término corre a partir del momento en que se comunique la oferta de suscripción y para su cómputo deben tenerse en cuenta los criterios señalados en el artículo 829 del Código de Comercio.

      Si el reglamento contiene dos ofertas, dirigida una a los accionistas con derecho preferencial de suscripción y la otra a los demás terceros el plazo total de la oferta no será menor de quince días hábiles ni excederá de tres meses (artículo 386, numeral 3o. 388 y 829 del Código de Comercio).

      Los citados términos comenzarán a contarse a partir de la fecha en que el representante legal de la sociedad ofrezca las acciones por los medios de comunicación previstos en los estatutos para la convocatoria de la asamblea ordinaria (artículo 388 inciso 2o. En lo demás se sujetarán a las normas que contiene el artículo 829 del mencionado Código de Comercio).

    5. Precio: el precio al cual sean ofrecidas no puede ser inferior al valor nominal de las acciones (artículo 386, numeral 4o. del Código de Comercio).

    6. Plazo para el pago: cuando se prevea la cancelación por cuotas ó se establezca un plazo para la suscripción de acciones de instituciones financieras, debe tenerse en cuenta en todo caso, que al momento de la suscripción deberá pagarse no menos de la mitad del valor de cada acción suscrita, y el saldo dentro del año siguiente, contado a partir de la fecha de la suscripción (artículo 386, numeral 5o. del C de Co. en concordancia con lo previsto en el artículo 81, numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero).

    7. Advertencia sobre la autorización de la Superintendencia Bancaria. Cuando la composición accionaria de la institución permita prever que existen accionistas que mediante la suscripción de acciones podrían obtener o superar un porcentaje de participación del 10% del capital suscrito de la entidad, deberá preverse en los reglamentos de colocación de acciones la necesidad de obtener la autorización de la Superintendencia Bancaria para los efectos contemplados en el numeral 3. del presente capítulo, especialmente cuando los estatutos prevean en su favor el ejercicio del derecho de preferencia, so pena de que algunas de las suscripciones que lleguen a promoverse puedan derivar en ineficacia.

      1.2 Organo social competente para aprobar el reglamento de suscripción

      Tratándose de acciones ordinarias, el reglamento de suscripción de acciones debe ser aprobado por la junta directiva, a falta de disposición estatutaria expresa que asigne la competencia a otro órgano social (artículo 385, inciso 2o. del Código de Comercio).

      1.3 Autorización del órgano de vigilancia y control

      Aprobado el reglamento de suscripción por el órgano social, deberá ser sometido a consideración de esta Superintendencia, a quien corresponde impartir su autorización, previamente a la colocación de las acciones (artículo 390, inciso 1o. del código de comercio, en concordancia con el artículo 2034 ibídem), salvo las excepciones legales. La omisión de esta formalidad acarreará la ineficacia de la oferta, sin perjuicio de las sanciones que por tal hecho resulten aplicables a los administradores de la sociedad.

      La facultad de autorización que le corresponde al órgano de vigilancia y control, según lo previsto en el artículo 390 del mencionado código, no implica una aprobación del reglamento de suscripción de acciones, la cual compete únicamente al órgano social señalado en los estatutos o a la junta directiva si nada se dispone al respecto. La autorización de la Superintendencia conlleva un control de legalidad posterior que presupone la aprobación por parte del órgano social competente; es decir, la autorización estatal no concurre a formar la voluntad privada en estas materias.

      1.4 Oferta de suscripción

      Obtenida la autorización de esta Superintendencia y con el fin de hacer efectivo el derecho de preferencia de los accionistas, el representante legal deberá ofrecer las acciones dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha del acto administrativo de autorización correspondiente. No obstante, debe tenerse presente que cuando las acciones vayan a ser colocadas mediante oferta pública, el plazo anteriormente señalado comenzará a contarse desde la fecha en que la Superintendencia de Valores imparta la autorización que resulte de su competencia.

      Con respecto a la forma, requisitos y efectos del acto de oferta son aplicables las reglas generales propias de ésta (libro 4o., título 1o., capítulo III del Código de Comercio), aclarando que si se trata de una colocación de acciones con derecho de preferencia, la oferta debe ser comunicada por los mismos medios previstos para la convocatoria de la asamblea ordinaria (artículo 388 ibídem).

      1.5 Contrato de suscripción de acciones

      Comunicada a la sociedad la aceptación de la oferta o propuesta, dentro del término de duración de la misma, se entenderá celebrado el contrato de suscripción de acciones (artículos 384 y 864 del Código de Comercio), sin que se requiera de formalidad adicional alguna y pudiendo acreditarse por cualquier medio legal de prueba, en los términos del artículo 394 del estatuto mercantil. Las acciones que no sean suscritas dentro del plazo de la última oferta retornarán a la reserva.

      1.6 Comunicación al órgano de control

      Vencido el término de la oferta para suscribir, el gerente y el Revisor Fiscal deberán comunicar a esta Superintendencia, dentro del mes siguiente, los resultados de la oferta de suscripción, indicando el número de acciones suscritas; los pagos efectuados a cuenta de las mismas; la cifra en que se eleva el capital suscrito; las cuotas pendientes y los plazos para cubrirlas (artículo 392 del código de comercio).

  2. DERECHO DE PREFERENCIA DE LOS ACCIONISTAS

    Para el ejercicio del derecho de suscripción preferente de que gozan los accionistas en toda nueva emisión de acciones, resulta conveniente tener en cuenta las siguientes precisiones:

    2.1 Regulación del derecho de preferencia en el reglamento de suscripción de acciones.

    En todo reglamento de suscripción de acciones deberá regularse el derecho de preferencia a que alude el artículo 388 del Código de Comercio, para efectos de lo cual se señalará "la proporción y forma en que podrán suscribirse" las acciones emitidas (artículos 382, inciso 2o. y 386 numeral 2o. del Código de Comercio). No obstante, podrán colocarse las acciones sin sujeción al derecho de preferencia, pero para tal efecto será requisito indispensable que exista estipulación estatutaria expresa o voluntad de la asamblea en tal sentido, requiriéndose además la autorización del reglamento por esta Superintendencia, en la forma prevista para todo reglamento de suscripción (artículo 388, inciso 3o. del Código de Comercio).

    2.2 Derecho de preferencia en cabeza del accionista.

    El derecho de preferencia es un privilegio del que gozan los accionistas, traducido en la facultad para suscribir proporcionalmente las nuevas acciones emitidas por la sociedad, o aquéllas en reserva que sean liberadas, que tiene por finalidad conservar el "statu quo" de cada asociado respecto del ejercicio de los derechos políticos y patrimoniales.

    En consecuencia, es un derecho de carácter abstracto que se radica en cabeza del accionista, en cuanto conserve su calidad de tal, como titular de las acciones correspondientes.

    El derecho de preferencia no se concreta para el accionista como derecho individual exigible a la sociedad, sino a partir del momento en que le sea comunicada la oferta de suscripción a que alude el artículo 388, inciso 2o. del Código de Comercio, vale decir, cuando se expida el aviso correspondiente (artículo 845 del Código), pues sólo con este acto jurídico unilateral, como conclusión del procedimiento anterior de aprobación y autorización del reglamento, surge en cabeza de la sociedad la obligación de efectuar la suscripción y el derecho correlativo del accionista de acceder a dicha suscripción.

    Con anterioridad a la oferta de suscripción el derecho de preferencia no existe sino como facultad abstracta y eventual del accionista, a tal punto que "el derecho a la suscripción de acciones solamente será negociable desde la fecha del aviso de oferta" (artículo 389 del Código de Comercio) y "toda emisión de acciones podrá revocarse o modificarse por la asamblea general, antes que sean colocadas o suscritas y con sujeción a las exigencias prescritas en la ley o en los estatutos para su emisión" (artículo 383, inciso 1o. del Código de Comercio).

    2.3 Proporción en que puede ejercerse el derecho de preferencia.

    La proporción en que puede ejercerse el derecho de preferencia por cada acción suscrita debe ser aquella que se determine al momento de aprobación del reglamento por el órgano social competente, en desarrollo de lo ordenado por el artículo 386, inciso 2o. en concordancia con el artículo 388 del Código de Comercio.

    Así pues, mientras que el derecho a la suscripción preferencial se concreta con la oferta de suscripción, la proporción que corresponde a éste se determina al momento de la aprobación del reglamento. Pero dicha proporción debe determinarse en función de las acciones suscritas al momento de aprobación del reglamento, no en función de los accionistas, de manera tal que si esta calidad varía posteriormente, debido a la negociación de las acciones, será el titular de éstas al momento de la oferta (fecha en que se concreta el derecho) quien goce del beneficio de suscripción preferencial, en la proporción establecida al momento de aprobarse el reglamento (v.gr. 2, 3 o 5 acciones nuevas por cada acción suscrita).

    La regla antes expuesta deberá aplicarse estrictamente en el contrato de suscripción que la sociedad celebre con cada accionista, y en la expedición posterior de los títulos de las acciones (artículos 399 y siguientes del Código de Comercio), pues de conformidad con el artículo 388 "los accionistas tendrán derecho a suscribir preferencialmente en toda nueva emisión de acciones, una cantidad proporcional a las que posean en la fecha en que se apruebe el reglamento", debiendo entenderse que los accionistas a que alude la norma son aquellos que tengan el carácter de tales al momento de la oferta, quienes podrán ejercer la preferencia en forma proporcional a las acciones poseídas a la fecha de aprobación del reglamento, o a las poseídas por quien les hizo el traspaso de las mismas, dado que, como ya se anotó, la proporción se establece en función de la acción.

    2.4 Negociación del derecho

    El derecho de suscripción solamente es negociable desde la fecha del aviso de oferta, según las voces del artículo 389 del estatuto mercantil, para lo cual "bastará que el titular indique por escrito a la sociedad el nombre del cesionario o cesionarios".

    2.5 Acciones con dividendo preferencial sin derecho de voto.

    Para efectos de la emisión, colocación y ejercicio del derecho de preferencia de las acciones con dividendo preferencial sin derecho de voto, las entidades deberán dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 27 de 1990, capítulo IV y el Decreto reglamentario 3091 de 1990.

  3. NEGOCIACION DE ACCIONES DE ENTIDADES VIGILADAS

    Teniendo en cuenta que conforme al artículo 88o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero la realización de los actos jurídicos por virtud de los cuales se adquieren acciones de entidades sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria deben obtener la aprobación previa del Superintendente Bancario, se imparten las siguientes instrucciones en orden a que las entidades vigiladas procuren a través de su observancia la eficacia de las operaciones que se celebren:

    3.1 Transacciones sujetas a aprobación

    De conformidad con el artículo citado, las transacciones de acciones, inclusive las que se originan en la suscripción o negociación de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, que reúnan las siguientes características deberán obtener la autorización previa de la Superintendencia.

    1. Partes: personas jurídicas o naturales, nacionales o extranjeros, sea que se encuentren o no sometidas al control de la Superintendencia Bancaria, o de cualquier otro organismo de vigilancia y control;

    2. Objeto: la transacción debe versar sobre acciones emitidas por establecimientos bancarios, compañías de seguros y reaseguros, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial, sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, almacenes generales de depósito, sociedades de capitalización, y demás entidades sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

    3. Naturaleza del acto: ha de tenerse presente que el término transacción está referido a cualquier acto jurídico unilateral o bilateral, sin consideración a su naturaleza, en virtud del cual una persona puede llegar a adquirir acciones de una entidad vigilada por la Superintendencia Bancaria. A título de ejemplo se citan los siguientes actos: Compraventa, suscripción, permuta, dación en pago, donación, fiducia mercantil, adjudicación o postura en remate judicial y aporte a sociedad.

    4. Monto: el objeto de la transacción debe consistir en la adquisición del diez por ciento (10%) o más de las acciones suscritas de cualquiera de las entidades arriba mencionadas, mediante la realización de una sola operación o de varias que se ejecuten en forma simultánea o sucesiva. Así mismo, toda transacción por cuya virtud el adquirente incremente el porcentaje del diez por ciento mencionado, cualquiera que sea el monto de las acciones a adquirir, requerirá de la autorización.

      3.2 Ineficacia de la transacción

      Las transacciones que se efectúen sin la previa aprobación de la Superintendencia Bancaria son ineficaces de pleno derecho; en otras palabras, la sanción de la ineficacia se aplica sin que se requiera para el efecto declaración judicial o de cualquiera otra autoridad.

      En este sentido, debe subrayarse que la ineficacia que se desprende de la negociación de acciones de entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria sin la previa autorización que impone el numeral 1. del artículo 88 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, no puede subsanarse con posterioridad al acuerdo que materialice la transacción, bien sea mediante la posterior solicitud de autorización del Superintendente Bancario, o por la simple variación de las condiciones bajo las cuales se celebró originalmente el negocio jurídico ineficaz, en la medida en que tal situación no se encuentra prevista por las normas de manera expresa, como sí sucede frente a la inexistencia prevista en el inciso 2o. del artículo 898 del C. de Co, o en el caso de determinadas situaciones respecto de las cuales la norma mercantil, además de prever la ineficacia, determina de manera expresa los mecanismos para que se recupere el vigor jurídico propio de todo negocio o actuación a la cual la ley le atribuya en principio efectos en derecho.

      A título de ejemplo, se mencionan las siguientes situaciones en las cuales se presentaría la ineficacia prevista por el numeral 2o. del artículo 88 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero:

    5. Cuando una persona decide transferir a otra, a cualquier título (compraventa, donación, sucesión etc.) acciones de una institución financiera en cuantía tal que el adquirente tendría una participación en la entidad igual o superior al 10% del capital suscrito de la misma, no se subsana esta ineficacia por efecto de capitalizaciones que se efectúen con posterioridad a la fecha de la negociación, pretendiendo entender que en dichas oportunidades la transacción no superaría, entonces, el 10% del capital suscrito;

    6. Cuando una persona que haya efectuado una transacción cualquiera tendiente a la adquisición de acciones, siendo tal negociación ineficaz, y se abstenga de suscribir nuevas emisiones de la misma entidad, de forma tal que posteriormente posea menos del 10% del capital suscrito de aquélla, no se subsana la ineficacia inicial y, por tanto, la transacción mantiene su carácter de ineficaz;

    7. En aquellos casos en los cuales un accionista pretenda hacer ejercicio de su derecho de suscripción preferencial en una emisión de acciones, y exista la posibilidad de llegar a obtener por este medio una participación igual o superior al 10% del capital suscrito de la entidad (vr.gr. en el caso en que los demás accionistas omitan suscribir acciones de la respectiva emisión), la colocación sólo podrá hacerse efectiva una vez se obtenga el permiso previo de la Superintendencia Bancaria o sea posible establecer con certeza que no se excederán los límites señalados para el cumplimiento de tal requisito.

      3.3 Inscripción en el libro de registro de accionistas

      De acuerdo con lo señalado en el numeral anterior, y para los efectos previstos en el artículo 406 del Código de Comercio, las sociedades vigiladas por la Superintendencia se abstendrán de inscribir en el libro de registro de accionistas las transferencias de acciones a que se refiere el numeral 3.1 de este capítulo en cuanto no se acompañe a la solicitud de inscripción copia auténtica del acto respectivo, expedido por el Superintendente Bancario, en virtud del cual se imparta la correspondiente aprobación.

      En ejercicio del deber de velar por el cumplimiento de las normas a las cuales se encuentran sujetas las instituciones vigiladas por esta entidad, entre ellas el artículo 88 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, corresponderá a los representantes legales y revisores fiscales de tales instituciones impedir, tanto que la respectiva entidad expida títulos representativos de sus acciones a nombre de personas que habiendo estado obligadas a obtener el permiso previo de la Superintendencia Bancaria no hayan dado cumplimiento a dicho requisito con anterioridad a la negociación que pretenda la transferencia de la calidad de accionista, como el registro de tales operaciones en el libro de accionistas.

      Las entidades vigiladas informarán a la Superintendencia Bancaria sobre la inscripción, en el libro de registro de accionistas de las transacciones sujetas a aprobación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que haya tenido ocurrencia la mencionada inscripción, indicando el nombre de los intervinientes y el número de acciones objeto de adquisición, de acuerdo con los formatos establecidos en la Circular 100 de 1995.

      3.4 Requisitos de la solicitud de aprobación

      Las solicitudes de aprobación de las transacciones a las que se ha hecho referencia en los numerales que anteceden, deberán reunir los requisitos y venir acompañadas de los documentos que a continuación se indican:

    8. Nombre y documento de identidad o NIT de los potenciales adquirentes; certificado de existencia y representación legal cuando se trate de personas jurídicas y, en el evento en que la transacción comprenda acciones en circulación, identificación del titular o titulares del derecho de dominio sobre las mismas;

    9. Detalle de las condiciones en que se celebraría la transacción, que deberá incluir la descripción de los aspectos financieros de la misma, justificando la capacidad de pago de quienes pretenden adquirir y precisando la fuente u origen de los recursos que se emplearán para la adquisición; en el evento en que se vaya a obtener una financiación de un tercero, se deberá identificar el mismo, las relaciones económicas o financieras que con él se tengan y se especificarán los lineamientos o parámetros a los que se sujetará el empréstito;

    10. Inversiones de capital que los posibles adquirentes mantengan en entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, así:

      1) Directamente o por conducto de sus cónyuges o parientes dentro del 4o. grado de consanguinidad, 2o. de afinidad o único civil;

      2) A través de personas jurídicas en las que los adquirentes, directamente o a través de personas a ellos relacionadas según los términos del numeral precedente, posean el 20% o más del capital social, o cuando dicho porcentaje sea poseído a través de sociedades matrices o subordinadas de estas últimas o de aquellas que intervendrían en las transacciones;

      3) Por intermedio de sociedades matrices o subordinadas de estas últimas o de aquellas que intervendrían en la transacción.

    11. Endeudamiento de los potenciales adquirentes con el sector financiero;

    12. Declaraciones de renta de los posibles adquirentes correspondientes a los tres (3) últimos años gravables y copia de los estados financieros correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios, debidamente certificados;

    13. Si entre los posibles adquirentes hay personas jurídicas deberá indicarse el nombre de sus administradores, de sus representantes legales y de las personas naturales o jurídicas que, directa o indirectamente, posean el 5% o más del capital social. Para la aplicación del porcentaje antes señalado se acumularán las participaciones de personas vinculadas entre sí por matrimonio, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, o las que posean personas jurídicas en las que los socios referidos o cualquiera de las personas anteriormente mencionadas cuenten con el 20% o más del capital social. Con la indicación de los nombres de los socios precitados se adjuntará copia de sus estados financieros más recientes y de la declaración de renta correspondiente al último ejercicio fiscal.

    14. Hoja de vida de los eventuales adquirentes, si son personas naturales, y de los administradores, representantes legales y socios que posean el 5% o más de su capital, si son personas jurídicas; para su diligenciamiento se utilizará el formato establecido para las solicitudes de posesión.

    15. Manifestación de los posibles adquirentes sobre los intereses comunes, directos o indirectos, que existan con los accionistas de la entidad en la que se persigue efectuar la inversión.

      En aquellos eventos en los cuales el potencial adquirente previamente posea una suma igual o superior al 10% de las acciones suscritas de la entidad y desee incrementar dicho porcentaje, será suficiente, en principio, el envío de la información a que hacen relación los literales a. y b. de este numeral, siempre y cuando la transacción no tenga por objeto la adquisición del 5% o más de las acciones suscritas.

      Cuando el posible adquirente sea una institución vigilada por la Superintendencia Bancaria, solamente será necesario identificar al propietario de las acciones, si las mismas se encuentran en circulación, y cumplir el requisito consignado en el literal b. de este numeral.

      3.5 Transacción de acciones del Estado en entidades financieras y aseguradoras.

      En los procesos orientados a la enajenación de la participación que la Nación, una entidad descentralizada o el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras posean en una institución financiera o aseguradora, deberán tener presente las siguientes instrucciones en relación con la aprobación que en ciertos casos es exigida como requisito esencial para la eficacia de las transacciones que se celebren en desarrollo de tales procesos.

    16. Cuando en desarrollo de uno de los procesos de privatización indicados en el inciso anterior se pretenda adquirir el cinco (5%) por ciento o más de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones en circulación de la correspondiente institución, sea que dicha adquisición se vaya a efectuar en forma directa o indirecta, será necesario obtener la previa aprobación de esta Superintendencia, cualquiera que sea el procedimiento elegido para llevar a cabo la venta de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones, a menos que quienes vayan a efectuar la correspondiente adquisición se encuentren en el supuesto a que se refiere el artículo 305 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

    17. En el evento en que la aprobación sea requerida, los interesados presentarán la información a que se refiere el numeral 3.4 del presente Capítulo con el objeto de acreditar su idoneidad, responsabilidad, carácter y solvencia patrimonial. Con el propósito de disponer de los elementos de juicio necesarios para adoptar la decisión se deberá manifestar, al formular la solicitud, cuál es el número máximo de acciones que se pretende adquirir, de manera que se pueda establecer la debida conformidad entre patrimonio, recursos disponibles y eventual valor de la transacción, calculado con base en el precio mínimo de la entidad financiera (el requisito de la aprobación por parte del Consejo de Ministros, fue declarado inexequible por la Corte Constitucional mediante sentencia C-452 del 5 de octubre de 1995 ). La autorización que otorgue la Superintendencia Bancaria se entenderá limitada al número máximo de acciones anunciadas en la solicitud elevada a esta Superintendencia.

    18. Cuando se tenga prevista la adquisición de un porcentaje igual o superior al veinte por ciento (20%) del capital de la entidad respecto de la cual se va a realizar el proceso de privatización y adicionalmente se posean inversiones directas o indirectas en otras instituciones financieras, en forma directa o por intermedio o con el concurso de sus filiales o vinculadas o con la participación de personas relacionadas de cualquier otra forma con la adquirente indirecta, se deberá aportar toda la información que a juicio de los interesados sea apropiada para que la Superintendencia pueda establecer que con la transacción no se va a estar en capacidad de mantener o determinar precios inequitativos, o de limitar servicios, o de impedir, restringir o falsear la libre competencia en los mercados en que participe la adquirente, sus filiales, subsidiarias o vinculadas o, si es del caso, las medidas que se adoptarían para prevenir la ocurrencia de una de tales situaciones.

    19. En el evento en que en los procesos de privatización mencionados anteriormente, los fondos de inversión de capital extranjero de que trata el artículo 40 de la Resolución 51 de 1991 del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES), o los fondos comunes especiales administrados por sociedades fiduciarias que hayan sido autorizados para ese efecto, pretendan adquirir el cinco por ciento (5%) o más de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la respectiva Institución Financiera o Entidad Aseguradora, sin que ninguno de los inversionistas o fideicomitentes individualmente considerados pretendan adquirir acciones o bonos en un porcentaje igual o superior al señalado, será suficiente, en principio, el envío de:

      1) Autorización para su funcionamiento impartida por la Superintendencia de Valores, tratándose de fondos de inversión de capital extranjero, o con la indicación del fondo común especial correspondiente y la sociedad fiduciaria que lo administra.

      2) La relación de los interesados en la negociación con su correspondiente documento de identidad o NIT y los valores hasta los cuales se pretende hacer la inversión.

    20. En el caso de que existan inversionistas o fideicomitentes que pretendan adquirir en forma directa o indirecta el cinco por ciento (5%) o más de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la correspondiente institución, se deberá allegar, además de la información de que trata el presente numeral, la documentación requerida en el numeral 3.4 de la presente circular.

      3.6 Excepciones

      De conformidad con lo previsto en los artículos 88 numeral 3o. y 305 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las transacciones señaladas en el numeral 3.1 de este capítulo no requerirán de la aprobación previa por parte de esta Superintendencia, siempre que las personas interesadas en la adquisición hayan obtenido aprobación de esta Superintendencia dentro de los tres años anteriores a la fecha en que se pretende realizar la transacción de acciones o de bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la misma entidad, así tales transacciones hubieran sido realizadas con anterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 35 de 1993.

      Ello significa que una vez obtenida la aprobación de la Superintendencia Bancaria respecto de determinadas personas para una adquisición de acciones o de bonos obligatoriamente convertibles en acciones de una entidad, no se requerirá nueva aprobación para las transacciones posteriores que esas mismas personas realicen durante los tres años siguientes, siempre que se den los supuestos que se señalan a continuación:

    21. Que se trate de acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la misma institución para la cual se impartió aprobación;

    22. Que en el lapso comprendido entre la aprobación otorgada por esta Superintendencia y la fecha en que se pretende realizar la otra u otras transacciones, las personas interesadas en la operación no hayan sido sancionadas por la Superintendencia Bancaria, de Valores, de Sociedades, o por la antigua Superintendencia de Cambios, ni se les haya dictado medida de aseguramiento o condena dentro de un proceso penal, y

    23. Que tales inversionistas informen previamente a esta Superintendencia sobre la pretendida adquisición.

      3.7 Información a la Superintendencia Bancaria

      En aquellos eventos en los cuales se den los supuestos contenidos en el numeral anterior, los potenciales inversionistas deberán informar a la Superintendencia Bancaria con no menos de diez días calendario de antelación a cada transacción, los siguientes aspectos:

    24. Las personas que intervendrán en la operación.

    25. El monto de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones que se pretenden adquirir, precisando si la adquisición se realizará en una o varias operaciones sucesivas, y el porcentaje máximo de capital de la respectiva entidad que va a ser objeto de negociación, así como, el que se posee en la fecha de presentación de la información.

    26. Las condiciones en que se celebrará la transacción en los términos establecidos en el numeral 3.4., literal b) del presente capítulo.

    27. La manifestación de los potenciales inversionistas, de que no se hallan incursos en ninguno de los impedimentos señalados en la letra b) del numeral anterior.

      No obstante lo anterior, en caso de que la adquisición de acciones se pretenda realizar mediante operaciones sucesivas cuya duración no exceda de tres meses, sólo será necesario proporcionar la información anteriormente indicada para la primera operación, siempre y cuando para las operaciones subsiguientes se mantengan las mismas condiciones. En caso contrario, los inversionistas deberán informar sobre las nuevas condiciones en que se celebrará la respectiva operación.

      Sin perjuicio de que los inversionistas remitan la información prevista en el presente numeral, las instituciones vigiladas deberán en todo caso remitir a esta Superintendencia la información requerida en los numerales 3.3 y 3.7 del presente capítulo.

  4. PAGO DE DIVIDENDOS EN ACCIONES

    4.1 Naturaleza y Características

    De acuerdo con lo previsto en el inciso 3o. del artículo 455 del Código de Comercio, el dividendo puede pagarse en forma de acciones liberadas de la misma sociedad, si así lo dispone la Asamblea con el voto del ochenta por ciento (80%) de las acciones representadas, de lo cual se sigue que, cuando la Asamblea General de Accionistas acoge la alternativa de pagar dividendos en forma de acciones liberadas, hace uso de la función que privativamente le asigna la ley de disponer de las utilidades sociales (Artículo 187, numeral 3o. y 420, numeral 2o. del Código de Comercio), participando los asociados en esta decisión en forma colectiva, como voceros del interés común, de manera que, cuando ella se adopta con el voto favorable del 80% de las acciones presentes, se obliga a las minorías ausentes o disidentes. De lo anterior se deduce, entonces, que:

    1. La aprobación del pago de dividendos en acciones no supone un contrato de suscripción de acciones, ya que los requisitos o elementos esenciales de éste difieren de los del pago de dividendos en especie.

    2. La aprobación del pago de dividendos en acciones obedece a una manifestación unilateral de la asamblea de accionistas, en cumplimiento de las relaciones jurídicas nacidas del contrato de sociedad. Por ello, no se perfecciona a partir de una oferta o propuesta de negocio jurídico como quiera que en este caso no comporta para los asociados la alternativa de suscribir o no acciones, dado que la capitalización de utilidades se impone a ellos como obligatoria, aún para ausentes o disidentes como ha quedado dicho.

    3. Por virtud de todo lo anterior, no es necesario elaborar un reglamento de colocación de acciones, formalidad que resulta indispensable para definir los términos y condiciones de la oferta de suscripción, pero no del pago del dividendo en acciones.

      4.2 Condiciones de la decisión

      Para hacer efectivo el pago del dividendo en acciones liberadas, es necesario que en la reunión en que dicha determinación se apruebe, la asamblea se pronuncie sobre los siguientes aspectos:

    4. El valor de las acciones;

    5. Las fechas de pago acordadas, y

    6. La forma como se cubrirán los dividendos cuyo monto no permita liberar una acción. Para este efecto, no puede perderse de vista el carácter indivisible de la acción, así como la imposibilidad de acordar cualquier sistema que conlleve el desconocimiento o mengua del derecho a participar en los dividendos (V.gr. desechar las fracciones), dado su carácter esencial, intangible e inviolable. Se sugiere, entonces, optar por el pago en efectivo de la suma equivalente al valor de las fracciones; si por el contrario, se decide facultar a los asociados para que liberen la unidad, completando en dinero su valor, se requerirá contrato y, por ende, reglamento de suscripción, para hacer válidamente la oferta a los accionistas.

    7. Teniendo en cuenta que corresponde a la junta directiva y al representante legal de la compañía, en los términos del artículo 446 numeral 2o. del Código de Comercio, presentar el proyecto de distribución de utilidades, es recomendable que se someta a la asamblea general el proyecto de pago de dividendos en acciones con los elementos indicados en el punto precedente.

    8. Las sociedades deben tener presente que el pago de dividendos debe efectuarse con acciones de la reserva o con acciones readquiridas, cuando esto último sea viable; en consecuencia, deberá contarse con la capacidad de emisión necesaria para la procedencia del pago de dividendos en acciones.

      4.3 Capitalización de la cuenta de revalorización del patrimonio

      De conformidad con lo previsto en el artículo 5o. del Decreto 836 de 1991, en concordancia con el artículo 15 del Decreto 2912 de 1991, las entidades vigiladas pueden capitalizar el valor registrado en la cuenta de revalorización del patrimonio. Para tal efecto, será necesario que se atiendan las siguientes instrucciones:

    9. La decisión deberá ser adoptada por la mayoría absoluta de las acciones presentes en la asamblea de accionistas o del órgano que haga sus veces, con base en los estados financieros de fin de ejercicio en los cuales se establezca la existencia del valor correspondiente en la mencionada cuenta de revalorización del patrimonio.

    10. La asamblea deberá dar aplicación a lo previsto en el numeral 4.2. del presente Capítulo sobre instrucciones para el pago de dividendos en acciones.

    11. Las fracciones de acciones que resulten de la capitalización no podrán pagarse en efectivo, por lo cual su valor deberá reintegrarse a la cuenta de revalorización del patrimonio. Sin embargo, si la asamblea decide liberar las acciones podrá completarse en dinero la unidad, pero será necesario para el efecto adoptar el reglamento de suscripción correspondiente.

      4.4 Autorización

      En la medida en que no es necesario el reglamento de colocación de acciones cuando se trata de la distribución de dividendos en acciones, tampoco es procedente en este caso la autorización de la Superintendencia Bancaria a que hace referencia el artículo 390 del Código de Comercio.

      En estos eventos, el control de legalidad se ejercerá a través del estudio de los proyectos de distribución de utilidades, de las actas de asamblea y de los informes y certificaciones a que se refiere el siguiente numeral.

      4.5 Información y certificación

      Una vez efectuado el pago de dividendos en acciones, el representante legal y el Revisor Fiscal informarán a esta Superintendencia el número de acciones distribuidas, la cifra en que se eleva el capital suscrito y la fecha en que fueron entregadas.

      Igualmente, remitirán dentro del mes siguiente al vencimiento del último plazo para el pago de las acciones, un certificado de la Cámara de Comercio del domicilio social donde conste la inscripción de la certificación suscrita por el Revisor Fiscal, en la cual informe el citado aumento, según el Decreto 1154 de 1.984.

  5. Adquisición de acciones propias

    Cuando quiera que de conformidad con lo establecido en el artículo 10 literal b) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, una entidad vigilada por la Superintendencia Bancaria pretenda recibir en parte de pago de obligaciones sus propias acciones, la decisión en tal sentido deberá ser aprobada por la asamblea general de accionistas de acuerdo con lo establecido en el artículo 396 del Código de Comercio y atendiendo a las mayorías previstas en la ley.

    Conviene recordar que la norma del Estatuto Mercantil antes señalada es aplicable a las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, en la medida en que, de acuerdo con el artículo 2034 del Código Civil, no pugna contra normas especiales aplicables a aquellas.

CAPÍTULO TERCERO Organos de administración, direccion y control
  1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

    1.1 Información sobre la convocatoria a la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC)

    El artículo 190 del Código de Comercio (C.Co.) dispone que "las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces", a la vez que el artículo 186 establece: "Las reuniones se realizarán con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum".

    Las entidades vigiladas deben comunicar a la SBC la fecha, hora y lugar en que se verificará la correspondiente asamblea o junta de socios. Para tal efecto, la antelación de los 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se cuentan a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado o de la fecha de publicación del correspondiente aviso

    De otra parte, para los propósitos establecidos en el artículo 326, numeral 2º, literal i EOSF, debe remitirse y radicarse ante la SBC, con no menos de treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios, la documentación que se señala en el Capitulo IX de la Circular Externa 100 de 1995, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.

    El término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de la documentación a que hace referencia el Anexo 1, comienza a correr desde el día en que se reciba la totalidad de la documentación debidamente diligenciada, conforme la respectiva lista de chequeo. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la SBC deba rendir y/o realizar la entidad. El incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el análisis implicará que la SBC no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.

    Aquella información no solicitada en el Capitulo IX de la Circular Externa 100 de 1995 y que se encuentre contenida en los artículos 291 y 446 C.Co., debe permanecer en la respectiva entidad a disposición de la SBC para el momento en que sea requerida

  2. JUNTA DIRECTIVA

    2.1. Régimen de incompatibilidades e inhabilidades

    El régimen de incompatibilidades e inhabilidades aplicable a los establecimientos de crédito, sociedades de servicios financieros, sociedades de capitalización, aseguradoras, intermediarios y agencias colocadoras de seguros y sociedades de servicios técnicos o administrativos, es el previsto en los artículos 75, 76, 77 y 78 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), respectivamente.

    Igualmente, debe recordarse que las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades tienen carácter restrictivo, razón por la cual se hace imposible extender su aplicación a entidades diferentes de las aquí mencionadas.

    2.2. Independencia de las Juntas Directivas

    Para efectos de lo dispuesto en el artículo 73 numeral 8 EOSF, las entidades vigiladas no podrán designar como miembros principales y suplentes de sus juntas directivas o consejos de administración a un número de personas vinculadas laboralmente a la respectiva entidad que, reunidas en sesión y en ejercicio de los cargos de miembros de tales órganos, puedan conformar, entre ellas, mayorías decisorias generales o especiales, de acuerdo con la ley y los respectivos estatutos.

    A continuación se señala a manera de ejemplo el número máximo de miembros vinculados laboralmente con la entidad que podría tener una junta o consejo, en función de la regla anterior:

    Número de integrantes Quórum deliberatorio art. 437 C.Co Mayoría de los miembros art. 437 C.Co Número de renglones máximos posibles con miembros vinculados

    5 3 3 2

    6 4 4 3

    7 4 4 3

    8 5 5 4

    9 5 5 4

    10 6 6 5

    En aquellos eventos en los cuales en la ley o los estatutos de la entidad, se establezca un quórum especial superior, de acuerdo con lo previsto en el artículo 437 C.Co., es obligación de las entidades vigiladas velar porque la regla en mención sea acatada.

  3. REPRESENTACION LEGAL

    3.1 Delegación de la representación legal mediante el otorgamiento de poderes

    La representación voluntaria de personas naturales y jurídicas a través de actos de apoderamiento constituye una facultad legítima al amparo y con los efectos previstos en los artículos 832 y siguientes del C.Co, actos que al igual que pueden conferirse a un tercero ajeno a la institución, pueden recaer en empleados o funcionarios de la misma, entre ellos los directores de agencia.

    El otorgamiento de poderes es viable bajo el entendido de que los mismos no constituyen delegación de la representación legal que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 440 C.Co., ostenta quien ejerce un cargo que tiene funciones representativas de acuerdo con la ley o los estatutos sociales. Tal representación voluntaria derivada del apoderamiento no tiene tampoco los alcances prescritos en el artículo 196 y siguientes del C.Co.

    Por ello, en los poderes que se confieran en nombre de las entidades vigiladas se deben señalar de manera clara las operaciones para las cuales los apoderados tienen la facultad de representar a la institución ante terceros, debiendo los apoderados (incluyendo los directores de agencia) en todos los documentos, actos y negocios que celebren, registrar expresamente la calidad de tales, aun en aquellos actos en los cuales tal aclaración no sea requerida por la ley.

    Con todo, el otorgamiento de poderes de carácter general o de poderes especiales de gran amplitud a personas que habiendo sido designadas en cargos que conlleven facultades de representación legal no han cumplido con el requisito legal de tomar posesión del cargo, constituye una forma de obviar el cumplimiento de este deber, razón por la cual la SBC en uso de las facultades conferidas en el artículo 326 numeral 5 literal a) EOSF, califica como práctica no autorizada el otorgamiento de este tipo de poderes.

    3.2 Designación de representantes legales

    De conformidad con lo dispuesto en los artículos 198 y 440 C.Co., los representantes legales de las sociedades sometidas a la vigilancia y control de la SBC deben ser elegidos por las asambleas o por las juntas directivas de esas entidades, lo que implica que tal facultad no puede delegarse ni atribuirse al representante legal de la sociedad ni a otros funcionarios.

    Respecto de las entidades de naturaleza cooperativa vigiladas por la SBC, la designación de los mencionados representantes legales deberá efectuarse por el consejo de administración, conforme a lo establecido en el artículo 37 de la ley 79 de 1.988.

    Lo anterior se entiende sin perjuicio del régimen especial aplicable a las entidades públicas.

  4. REVISORIA FISCAL

    4.1 MARCO CONCEPTUAL Y NORMATIVO DE LA REVISORÍA FISCAL

    La revisoría fiscal desempeña un papel de especial importancia en la vida del país, a tal punto que su labor, realizada en forma eficaz, independiente y objetiva, brinda confianza para la inversión, el ahorro, el crédito y en general, contribuye al dinamismo y el desarrollo económico. Como órgano privado de fiscalización, la revisoría se encuentra estructurada con el ánimo de dar seguridad a los propietarios de las empresas sobre la calidad de la información financiera, la seguridad y conservación de los activos sociales y el cumplimiento de las disposiciones emanadas de los órganos sociales, entre otros.

    Dentro del desarrollo de la vida de la sociedad comercial le corresponde al revisor fiscal ejercer una función de vigilancia permanente de la actividad social para prestar a los socios una colaboración completa y eficaz que les permita ejercer adecuado control de la ejecución del contrato, desde el seno de la asamblea general, siendo su obligación no sólo la de proteger intereses particulares sino la de velar por los intereses económicos de la comunidad, entendiéndose por ésta no solamente a las personas naturales o jurídicas vinculadas directamente a la empresa sino a la sociedad en general, y naturalmente, al Estado (Corte Constitucional en la Sentencia C-062/98).

    El marco normativo de la revisoría fiscal se encuentra definido, entre otras disposiciones, por la Ley 145 de 1960, el Código de Comercio, las Leyes 43 y 45 de 1990 y 190 y 222 de 1995.

    4.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA REVISORÍA FISCAL

    Entre las diversas funciones y responsabilidades que las normas vigentes asignan a los revisores fiscales, se considera pertinente destacar las siguientes:

  5. 2.1. En desarrollo de lo establecido en el artículo 207, numeral 1, del Código de Comercio, el revisor fiscal, mediante el seguimiento y análisis de las operaciones que realiza la entidad a lo largo del ejercicio, debe verificar si las mismas resultan conformes a las órdenes de la asamblea de accionistas y junta directiva, así como a las disposiciones legales y estatutarias que les resulten aplicables, principalmente en sus aspectos financieros y contables, con el fin de emitir una opinión sobre el particular.

    4.2.2. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 207, numeral 2, del Código de Comercio, el revisor fiscal debe presentar, por escrito y ante quien ostente legalmente la facultad para adoptar las decisiones preventivas o correctivas que sean del caso, evaluaciones y recomendaciones encaminadas a prevenir que los administradores u otros funcionarios del ente fiscalizado incurran o persistan en actos irregulares, ilícitos o que contraríen las órdenes de los órganos sociales superiores. Para cumplir con tal fin, sus informes, recomendaciones y actuaciones en general deben realizarse en la debida oportunidad.

    Sobre el particular, resulta pertinente aclarar que la existencia del secreto profesional y la confidencialidad no constituyen razones válidas para que el revisor fiscal se abstenga de cumplir con el deber mencionado en el párrafo anterior.

    Algunas de las irregularidades que deben denunciarse, son las siguientes:

    1. Abusos de sus órganos de dirección, administración o control, que impliquen desconocimiento de los derechos de los asociados o violación grave o reiterada de las normas legales o estatutarias.

      ii. No suministro oportuno de información a la Superintendencia Financiera de Colombia u otras entidades estatales, a los organismos de autorregulación debidamente autorizados o al público, cuando de ella se puedan inferir riesgos significativos para la continuidad de la entidad o cuando su divulgación deba realizarse según las normas aplicables.

      iii. Suministro de información que no se ajuste a la realidad o que no cumpla con los requisitos de calidad establecidos para el efecto.

      iv. No llevar la contabilidad o los libros de acuerdo con la ley o con los principios contables generalmente aceptados.

    2. Realización de operaciones no comprendidas en el objeto social.

      vi. La existencia de riesgos relevantes que no estén siendo adecuadamente gestionados por la administración de la entidad fiscalizada y que en su criterio tengan un impacto significativo para el desarrollo de su objeto social.

      vi. Las demás que considere pertinentes.

      La obtención de una certificación emitida por el representante legal de la entidad fiscalizada en la que manifieste que en la misma no se presenta ninguna de las irregularidades antes mencionadas o que no se tiene conocimiento de la ocurrencia de ellas, no es evidencia suficiente para la adecuada ejecución de la referida función del revisor fiscal, por lo cual dicha certificación debe ser complementada con la ejecución de procedimientos de verificación idóneos, que le permitan contar con elementos de juicio suficientes para emitir su opinión.

      4.2.3 Según lo establecido en el artículo 207, numeral 3, del Código de Comercio, corresponde al revisor fiscal, dentro del ámbito de su competencia, colaborar con las entidades de supervisión cuando éstas lo requieran en el marco de sus atribuciones legales, en la forma, condiciones y con la oportunidad que se establezca en el acto administrativo correspondiente, el cual deberá ser suscrito por un funcionario competente.

      El revisor fiscal debe suministrar a los organismos de supervisión del Estado, información atinente a las situaciones de crisis de las entidades fiscalizadas que afecten materialmente su capacidad para cumplir con los compromisos contraídos o que representen un riesgo significativo para la continuidad del negocio, dado el peligro que la referida situación representa para la entidad, sin que pueda entenderse que el suministro de dicha información menoscabe la independencia propia del ejercicio de la revisoría fiscal.

      Una abstención u omisión del revisor fiscal en comunicar a las autoridades competentes las situaciones de crisis, puede producir tanto daño a la respectiva entidad fiscalizada y a sus asociados como a la comunidad, en la medida en que puede llevar a que las entidades u órganos competentes dejen de adoptar en forma oportuna las medidas apropiadas para impedir que el riesgo se concrete o para minimizar el daño que pueda causarse. La existencia del secreto profesional, no exonera al revisor fiscal del deber antes mencionado.

      4.2.4. Según lo dispuesto en el artículo 207, numeral 4, del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá verificar a lo largo del ejercicio, los criterios y procedimientos utilizados para llevar la contabilidad, el manejo de los libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos relacionados, no sólo respecto de la entidad sino también de los recursos de terceros que ésta administre (fondos públicos, recursos del sistema general de seguridad social, negocios fiduciarios o patrimonios autónomos, universalidades, entre otros), para verificar que los registros sean correctos y cumplan todos los requisitos establecidos por las normas aplicables, de manera que pueda verificar que se conservan adecuadamente los documentos de soporte de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones, los cuales constituyen fundamento de la información contable.

      4.2.5 A lo largo del ejercicio, el revisor fiscal debe verificar mediante comprobaciones periódicas, la existencia de los activos, la adopción e implementación de medidas suficientes para la protección, conservación y mantenimiento del patrimonio social y si éstas son adecuadas frente a los riesgos asumidos según su naturaleza.

      De la misma manera, deberá evaluar la forma en que se realiza la medición de la capacidad de uso o recuperación de los activos, incluyendo en su análisis todos los aspectos que resulten relevantes, tales como comprobar la existencia de los títulos de propiedad y su correspondiente protocolización; verificar la ubicación de los bienes, el cumplimiento de las normas para su utilización; los métodos empleados para determinar las valorizaciones así como la idoneidad de los respectivos valuadores, de forma que se pueda garantizar el adecuado manejo y control de los bienes, tanto de aquellos de propiedad del ente económico fiscalizado como de los que se encuentran bajo su responsabilidad a cualquier título. Lo anterior, en desarrollo de lo establecido en el artículo 207, numeral 5, del Código de Comercio.

      4.2.6. De conformidad con el artículo 207, numeral 6, del Código de Comercio, cuando el revisor fiscal encuentre deficiencias en cuanto a las medidas tomadas por la administración para el control de los riesgos que puedan afectar materialmente el patrimonio de la entidad, debe impartir en forma oportuna las instrucciones y recomendaciones que resulten pertinentes para mejorar la efectividad y eficacia del control sobre los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos, sin que ello implique coadministración. Adicionalmente, deberá hacer seguimiento a las medidas adoptadas por parte de los administradores frente a las referidas instrucciones y recomendaciones, de lo cual se deberá dejar constancia por escrito.

      4.2.7. En desarrollo de lo establecido en el artículo 207, numeral 7, del Código de Comercio, el revisor fiscal debe expresar su juicio profesional respecto de la calidad y razonabilidad de los estados financieros y demás información contable, tomando como referencia las normas aplicables y los parámetros establecidos para el efecto en cada caso, mediante documentos debidamente firmados en los cuales conste su número de matrícula profesional. Respecto del dictamen de los estados financieros debe darse cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

      El revisor fiscal debe obtener evidencia válida y suficiente sobre las operaciones realizadas por el ente económico y los documentos que soportan los registros correspondientes en cada caso, con el objeto de contar con los elementos de juicio necesarios para emitir su opinión profesional, dictámenes, informes y/o expedir certificaciones, aplicando para el efecto tanto las normas que rigen la profesión contable como las metodologías y procedimientos generalmente aceptados en la misma.

      4.2.8. Según lo dispuesto en el artículo 209, numeral 3, del Código de Comercio, y sin perjuicio de la responsabilidad que corresponde a la administración, el revisor fiscal debe evaluar si el sistema de control interno de la entidad fiscalizada, incluyendo en éste los sistemas de administración de riesgos implementados o que deban ser implementados de conformidad con las disposiciones que le resulten aplicables, promueve la eficiencia de la misma, reduce los riesgos de pérdida de activos operacionales y financieros; propicia la preparación y difusión de información financiera de alta calidad que muestre los resultados de la administración de los recursos de la entidad y los riesgos relevantes que la afectan, en forma tal que resulte útil para los usuarios de dicha información, así como analizar si los referidos sistemas le permitan a la administración garantizar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes.

      No obstante, la responsabilidad por la correcta implementación y eficacia de los Sistemas de Control Interno y de Administración de Riesgos corresponde a los administradores de cada entidad, debiendo ser aplicados por todos los funcionarios de la misma, quienes participarán en el proceso según el nivel jerárquico al que pertenezcan, mediante una adecuada articulación de los distintos espacios de responsabilidad para asegurar el logro de los objetivos institucionales.

      La evaluación del revisor fiscal debe realizarse en el contexto del alcance de las funciones que le asigna la ley y permitir verificar que los referidos sistemas coadyuvan a que la administración garantice el adecuado cumplimiento de las normas vigentes.

      Dentro de este contexto, y sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, deberá elaborar, por lo menos al cierre de cada ejercicio, un reporte dirigido a la junta directiva u órgano que haga sus veces, mediante el cual informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre los Sistemas de Administración de Riesgo que deba implementar la respectiva entidad fiscalizada, de conformidad con las normas que le resulten aplicables según su objeto social.

      Además, deberá poner oportunamente en conocimiento del representante legal, y cuando sea del caso del oficial de cumplimiento, del Comité de Auditoria y del Auditor Interno, según corresponda, las inconsistencias y fallas detectadas en cada uno de los Sistemas de Administración de Riesgo, así como todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia. En caso que sus observaciones o recomendaciones no sean adecuadamente atendidas por la administración o por el oficial de cumplimiento, o cuando la gravedad de las deficiencias encontradas así lo amerite, deberá informar sobre tales circunstancias a esta Superintendencia, de manera inmediata.

      4.2.9 Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios.

      Las atribuciones adicionales a las indicadas en las normas legales, que los órganos competentes otorguen al revisor fiscal, deben ser acordes con la naturaleza de su función y preservar su independencia, objetividad e imparcialidad, evitando situaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés.

      Para efectos de cumplir en forma adecuada las funciones antes relacionadas, dentro del ámbito de fiscalización del revisor fiscal estarán todas las operaciones, actos y áreas de la entidad, así como todos sus bienes, sin reserva alguna.

      Tratándose de sociedades o entidades que administren recursos o activos de terceros, fondos públicos, patrimonios autónomos, recursos del sistema general de seguridad social, universalidades o similares, entre otros, la labor de fiscalización del revisor fiscal debe incluir no solamente a la respectiva entidad, sino también a las carteras de terceros, patrimonios autónomos, fondos o recursos administrados, según corresponda.

      Por otra parte, su ejercicio y su responsabilidad deben cubrir todo el ejercicio contable, y no sólo ejecutarse a la fecha de cierre de estados financieros o de presentación de informes especiales. Por tanto, el revisor fiscal debe ejecutar en periodos intermedios, por lo menos, las siguientes actividades:

    3. Indagar sobre el ambiente de control y sobre cualquier cambio de importancia ocurrido en el sistema de control interno contable y gestión de riesgos, que afecte la preparación de la información financiera.

    4. Aplicar procedimientos analíticos a la información financiera para identificar aspectos inusuales y obtener explicación por parte del representante legal o administradores responsables, acerca de las variaciones significativas o materiales que se presenten.

    5. Leer las actas de junta directiva y asamblea de accionistas u órganos equivalentes para detectar situaciones que puedan afectar la calidad, suficiencia u oportunidad de la información transmitida a las entidades de supervisión y al mercado en general.

    6. Verificar, mediante los procedimientos de auditoria pertinentes, que la información haya sido preparada de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y otras normas en materia contable y de divulgación de información que rijan al ente fiscalizado; que las mencionadas disposiciones hayan sido aplicadas sobre bases uniformes y que se revele en forma adecuada y oportuna cualquier evento subsecuente que pudieran afectar dicha información.

    7. Reportar, o requerir a la administración para que reporte a la Superintendencia Financiera de Colombia, cualquier información adicional que resulte necesaria para comprender cabalmente la situación actual de la entidad.

      Para el correcto desempeño de las funciones del revisor fiscal, los administradores de la entidad están en la obligación de suministrarle toda la información por él solicitada, así como los recursos que requiera para el adecuado ejercicio de sus funciones. En caso de no recibir la colaboración antes mencionada en debida forma y/o en la oportunidad requerida, el revisor fiscal deberá poner este hecho en conocimiento del órgano competente, según el caso, y a la vez, cuando lo considere necesario, informar a esta Superintendencia.

      4.3. PAUTAS RELACIONADAS CON LA ELECCION DEL REVISOR FISCAL, EJERCICIO Y ENTREGA DEL CARGO

      Sin perjuicio del derecho de cualquier socio o accionista de presentar al máximo órgano social candidatos para la revisoría fiscal, corresponderá a la junta directiva, a través del comité de auditoría, someter a consideración de la asamblea general de accionistas u órgano equivalente, la hoja de vida de los posibles candidatos, para lo cual deberá verificar previamente que los mismos cumplan con los requisitos necesarios para desempeñar adecuadamente sus funciones y que no se encuentren incursos en las incompatibilidades e inhabilidades previstas en los artículos 205 del Código de Comercio, 50 y 51 de la Ley 43 de 1990 y demás normas que resulten aplicables.

  6. 3.1. Criterios objetivos para la elección del Revisor fiscal

    En los términos de los artículos 205 y 215 del Código de Comercio y 50 y 51 de la Ley 43 de 1990, un contador no podrá ser revisor fiscal de una entidad:

    1. Si es asociado de la misma entidad o de alguna de sus subordinadas.

    2. Si es asociado o empleado de la entidad matriz.

    3. Si está ligado por matrimonio o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad, o es consocio, de los administradores y funcionarios directivos, el cajero, auditor o contador de la misma entidad fiscalizada. Lo mismo se aplica si tiene con las personas antes mencionadas vínculos económicos, amistad íntima o enemistad grave, intereses comunes o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones.

    4. Si desempeña en la misma entidad o en sus subordinadas cualquier otro cargo dentro de los seis (6) meses anteriores a la designación actuó como empleado de la sociedad, de su matriz, de sus subsidiarias o filiales.

    5. Si la persona natural tiene el cargo de revisor fiscal en cinco sociedades por acciones. Sobre el particular, dada la importancia de la actividad desarrollada por las entidades del sector financiero, esta Superintendencia considera que la aplicación estricta de este límite debe ser sopesada responsablemente por la revisoría fiscal, para lo cual, deberá analizar previamente de manera rigurosa que se garantice que quien va ejercer la labor cuente con todos los recursos necesarios para cumplir con sus funciones, en términos de personal, tiempo y tecnología, atendiendo el tamaño de las entidades y la complejidad de sus operaciones.

    6. Si no tiene residencia permanente en Colombia, según lo establecido en el artículo 472, numeral 6, del Código de Comercio.

      En todo caso, el revisor fiscal debe evaluar la existencia de conflictos de interés antes de iniciar la ejecución de su labor o, si éstos se presentan con posterioridad a la aceptación del cargo, informarlos una vez los conozca o sobrevengan.

      4.3.2. Calidades subjetivas para la elección del Revisor fiscal

      Para garantizar un adecuado y eficiente cumplimiento de las funciones del revisor fiscal resulta necesario que quien se postule, independientemente del órgano o persona que lo presente a la asamblea, cumpla los siguientes requisitos:

    7. Demostrar preparación técnica y experiencia adecuadas para un óptimo desempeño de sus funciones, teniendo en cuenta el objeto social o actividad económica del ente, su tamaño y la complejidad de sus operaciones.

    8. Contar con un equipo profesional de apoyo idóneo y suficiente, acorde con la naturaleza, tamaño y complejidad del ente auditado y de sus operaciones.

    9. Tener una disponibilidad de tiempo y de recursos que razonablemente permita garantizar que su labor tendrá el alcance y la cobertura requeridos en la presente Circular Externa, teniendo en cuenta no sólo las características propias del respectivo ente económico y del sector al cual pertenece, sino también las de las otras entidades en las cuales ejerce la revisoría fiscal.

    10. Presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios, a través del comité de auditoría de la entidad respectiva, una propuesta de servicios que incluya como mínimo los siguientes aspectos:

    11. Alcance de su labor respecto de cada una de las principales áreas que son competencia de la revisoría fiscal, según lo establecido en la presente circular.

      ii. Número de horas/hombre mensuales que dedicará a la revisoría del respectivo ente económico.

      iii. Informes que presentará y su periodicidad.

      iv. Personas que forman parte de su equipo de trabajo, anexando sus hojas de vida e indicando la especialidad de cada uno y el área de la cual se encargará dentro del equipo de trabajo.

    12. Bases del cálculo de los honorarios.

      vi. Acuerdos respecto de la planeación del trabajo de revisoría fiscal

      vii. Acuerdos concernientes al uso del trabajo del auditor interno.

      viii. Acuerdos adicionales con la entidad.

      El comité de auditoría, u órgano social encargado de analizar las propuestas presentadas antes de la reunión, deberá evaluar de forma previa a su presentación a la asamblea de accionistas u órgano equivalente, si el perfil profesional de cada aspirante al cargo de revisor fiscal y el contenido de su propuesta se ajustan a los requerimientos legales y necesidades del respectivo ente económico. Si bien las propuestas que presenten los accionistas durante la realización de la asamblea no deberán ser objeto de esta revisión previa, si deberán contener todos los datos y documentos que suministren al máximo órgano social elementos de juicio suficientes para adoptar su decisión.

      4.3.3. Nombramiento y aprobación del presupuesto

      La designación de los revisores fiscales de las sociedades deberá ser efectuada por la asamblea general de accionistas o máximo órgano del respectivo ente, según lo dispuesto en el artículo 204 del Código de Comercio, función que no podrá delegarse, ni aún en comisiones conformadas por accionistas concurrentes a la asamblea, por cuanto se trata de una función de carácter legal asignada expresamente por la ley al máximo órgano social. En el caso de las entidades públicas, se aplicará lo dispuesto en las normas que les resulten aplicables.

      Según lo dispuesto en el artículo 204 del Código de Comercio, tratándose de sociedades, la elección del revisor fiscal será competencia exclusiva de la asamblea o del órgano que haga sus veces, por la mayoría de votos establecida en la ley o en los estatutos. En las cooperativas financieras, atendiendo lo establecido en el artículo 32 de la Ley 79 de 1988, la elección se efectuará por la mayoría de los votos presentes.

      En las sociedades que tengan junta directiva, el período del revisor fiscal será igual al de aquella, pero podrá ser removido en cualquier tiempo por la asamblea general de accionistas con el voto favorable de la mitad más uno de las acciones representadas en la respectiva reunión.

      Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5° del artículo 79 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en la sesión en la cual se designe al revisor fiscal deberá definirse e incluirse en el acta la información relativa a las apropiaciones previstas y autorizadas para el suministro de recursos humanos, técnicos y logísticos destinados al adecuado desempeño de las funciones a él asignadas, adjuntando el análisis efectuado para el cálculo de tales recursos, en función del tamaño de la entidad, el número de oficinas, el volumen y complejidad de sus operaciones, tanto a nivel nacional como en el exterior, así como la expansión prevista para la entidad.

      Con el propósito de que la apropiación presupuestal que se defina cumpla la finalidad de garantizar la permanencia, acceso irrestricto e ilimitado a la información, independencia y adecuado cumplimiento de todas las funciones que corresponden al revisor fiscal, se hace necesario que se discriminen los siguientes aspectos, que se estiman fundamentales para determinar el monto y alcance de tales recursos:

    13. Valor total de la remuneración mensual del revisor fiscal, teniendo en cuenta las restricciones legales aplicables a la respectiva entidad, indicando el número de horas que, como mínimo, éste y su equipo deben dedicar al ejercicio de sus funciones, discriminando las de su asistencia a las reuniones de la junta directiva del ente, cuando sea del caso.

    14. Los auxiliares, expertos y otros colaboradores que requiera, indicando las características profesionales o técnicas de los mismos y su costo, el cual estará comprendido en el valor de la remuneración pagada mensualmente a la revisoría fiscal.

    15. Valor mensual estimado para viáticos y gastos de transporte de los miembros del equipo de la revisoría fiscal

    16. Tecnología, medios de comunicación y demás elementos que serán puestos a disposición de la revisoría fiscal y de sus colaboradores, con el fin de garantizar su acceso irrestricto e ilimitado a toda la información que requiera para el adecuado ejercicio de sus funciones.

      Tratándose de sociedades comisionistas de bolsa de valores, sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de inversión y, en general, entidades que administren recursos o activos de terceros, negocios fiduciarios, universalidades, patrimonios autónomos o recursos del sistema general de seguridad social, entre otros, las apropiaciones presupuestales deben contemplar el cumplimiento por parte del revisor fiscal de todas sus funciones, no solamente respecto de la entidad contratante, sino también de los recursos o activos de terceros, negocios fiduciarios, patrimonios autónomos, universalidades, fondos o recursos administrados, según se trate.

      El vínculo contractual que se establezca entre el ente fiscalizado y el revisor fiscal no debe modificar los objetivos ni las características de la labor que a éste le corresponde realizar, ni crearle una relación de subordinación con los órganos de administración, pues su dependencia corresponde única y exclusivamente al máximo órgano social. Cualquiera que sea el vínculo adoptado, éste subsistirá hasta el vencimiento del período para el cual fue designado o cuando el órgano competente acepte la renuncia presentada o decida su remoción, situación que puede verificarse en cualquier momento, aún antes de que se haya vencido el período para el cual fue designado.

      En la fijación de sus honorarios, quienes se postulen para el cargo de revisor fiscal deberán cumplir los principios y normas éticas fundamentales que rigen la contaduría pública y que se encuentran en la Ley 43 de 1990, entre las cuales se considera procedente destacar la contenida en el artículo 46, según la cual, siendo la retribución económica de los servicios profesionales un derecho, el Contador Público fijará sus honorarios de conformidad con su capacidad científica y/o técnica y en relación con la importancia y circunstancia en cada uno de los casos que le corresponda cumplir, pero siempre previo acuerdo por escrito entre el Contador Público y el usuario.

      Por lo anterior, los profesionales de la contaduría pública deben exigir como contraprestación por sus servicios, unos honorarios equivalentes a la responsabilidad que el cargo o la tarea implica, la complejidad del ente fiscalizado, y la importancia de la tarea que la sociedad le encomienda como experto.

      Finalmente en relación con este tema, debe tenerse en cuenta lo establecido en el artículo 59 de la Ley 43 de 1990.

      4.3.4. Nombramiento de auxiliares y otros expertos

      Sobre el particular, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 210 del Código de Comercio, el revisor fiscal podrá tener auxiliares u otros colaboradores nombrados y removidos libremente por él, que actúen bajo su dirección y responsabilidad, con la remuneración que fije la asamblea, junta de socios u órgano equivalente, sin perjuicio de que los revisores tengan colaboradores y auxiliares contratados y remunerados libremente por ellos.

      Para el efecto, los revisores fiscales de las entidades vigiladas y controladas podrán contar con el apoyo de expertos con conocimientos específicos en ciencias o temas que superen los que ordinariamente debe tener el revisor fiscal.

      Los auxiliares y colaboradores del revisor fiscal, deberán cumplir con los mismos requisitos éticos exigidos a éste, especialmente en materia de independencia, así como tener una formación profesional y experiencia acorde con su función dentro del equipo de auditoría, según se analiza en el numeral 4.4.1. del presente capítulo. En ningún caso los auxiliares o colaboradores del revisor fiscal podrán ser empleados de la entidad fiscalizada, o estar vinculados a ella mediante cualquier modalidad contractual que pueda implicar una subordinación a ésta o a su administración.

      4.3.5. Posesión

      De conformidad con lo dispuesto en los artículos 21 de la Ley 45 de 1990, 79 numeral 3° y 326 numeral 2°, literal g) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3°, numeral 34 del Decreto 2739 de 1991, 40 de la Ley 454 de 1998 y 14 del Decreto 1565 de 2006, los revisores fiscales principales y suplentes de las entidades vigiladas, deben tomar posesión de sus cargos ante la Superintendencia Financiera de Colombia, para lo cual deben atender las instrucciones impartidas en el numeral 1.3 del Capítulo Décimo, Título Primero de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.

      Cuando la designación recaiga en una asociación o firma de contadores, la diligencia de posesión se surtirá en relación con el contador público que aquella designe para desempeñar personalmente las funciones del revisor fiscal. Sin perjuicio de lo anterior, como quiera que las personas jurídicas que prestan servicios de revisoría fiscal actúan por intermedio o a través de las personas naturales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 215 del Código de Comercio, en armonía con el artículo 4º de la Ley 43 de 1990, la labor realizada por el contador público que actúe en nombre y representación de la firma de auditoría que le encomendó las funciones de revisoría fiscal es indivisible de la propia responsabilidad que a ésta le compete.

      La Superintendencia Financiera de Colombia autorizará la posesión una vez se cerciore acerca del carácter, la idoneidad y la experiencia de la persona designada por el órgano social competente para ejercer la revisoría fiscal.

      Lo anterior por cuanto, la revisoría fiscal es una institución que trasciende la defensa de las expectativas individuales, en la medida en que está llamada a velar por intereses superiores que afectan al Estado y a la comunidad en general; que no se reduce al cumplimiento de ciertos requisitos de idoneidad técnica, como los exigidos al contador profesional para que pueda desplegar la actividad que le es propia, sino que demanda probidad y compromiso con valores sociales que busca proteger el legislador al establecer ciertos mecanismos de control sobre las entidades, y al exigir la presencia de funcionarios que vigilen el desarrollo de las mismas.

      La posesión de los revisores fiscales de las entidades vigiladas tiene como objetivo primordial mantener la confianza del público en las instituciones del sector financiero, mediante el ejercicio de una supervisión preventiva que verifique la idoneidad de los candidatos, analizando su formación profesional, experiencia y antecedentes, con miras a obtener elementos de juicio respecto de su capacidad profesional, honestidad, responsabilidad e integridad, condiciones indispensables para quienes tienen a su cargo funciones de fiscalización de instituciones que manejan los recursos del público.

      Para efectos de decidir acerca de la posesión de un aspirante a revisor fiscal de una entidad vigilada, la Superintendencia Financiera de Colombia debe tener en cuenta tanto requisitos objetivos como calidades subjetivas. Los primeros se relacionan con la verificación de los requisitos exigidos en las normas aplicables, tales como el cumplimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades correspondiente y la obtención de la tarjeta profesional; las segundas, incluyen claramente una facultad discrecional, que concede a la Superintendencia Financiera de Colombia, atribuciones para determinar los criterios y elementos de juicio que considera procedente utilizar para evaluar la conducta de los candidatos a revisores fiscales, su capacidad y trayectoria profesional, seriedad, responsabilidad y moralidad.

      A la luz de lo anterior, la Superintendencia Financiera de Colombia no se puede limitar a verificar que los aspirantes al cargo de revisor fiscal tengan el título de Contador Público, la tarjeta profesional correspondiente y que hayan sido elegidos por el órgano social competente, pues estaría valorando solamente los requisitos objetivos, desatendiendo el expreso mandato legal contenido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, referente a la necesidad de valorar también las calidades subjetivas necesarias para el adecuado ejercicio de las funciones que corresponde desarrollar a quienes van a tener a su cargo la fiscalización de las entidades vigiladas, en todas las cuales se encuentra involucrado en alto grado el interés público.

      Entre las referidas calidades subjetivas ocupan un lugar muy importante la honestidad y la responsabilidad, dado que se trata de entidades que están captando, intermediando y/o administrando grandes sumas de recursos del público. En tal sentido, el historial crediticio de quienes aspiran a fiscalizar las entidades aporta información relevante respecto a la honestidad, responsabilidad y seriedad con que dichas personas atienden sus obligaciones y permite inferir la forma en la cual pueden comportarse en el futuro. Similar propósito tiene el análisis del historial de sanciones impuestas a los aspirantes por parte de entidades de control del Estado, a través del cual se evalúa si en su actividad profesional han tenido o no un estricto cumplimiento de las normas legales y, en caso negativo, cuál fue la importancia de la infracción cometida y si se han presentado reincidencias, sin que ello implique que se quiera aplicar una doble sanción.

      Adicionalmente, se considera necesario que los aspirantes a fiscalizar las entidades vigiladas por esta Superintendencia cuenten con experiencia en cargos similares, exigiéndose mayor experiencia a medida que aumenta el tamaño de la respectiva entidad y la complejidad de sus negocios. Si bien parte de dicha experiencia puede haber sido adquirida en otros sectores empresariales, se considera necesario que los aspirantes cuenten con experiencia previa en el sector, dada la especialización de las actividades que desarrollan las referidas entidades, con una normatividad y sistemas operativos que difieren considerablemente de los aplicables a la generalidad de las empresas. No obstante, no se exige que la experiencia en el sector provenga del desempeño de cargos del mismo nivel, admitiéndose por ejemplo, la experiencia como contadores, auditores o contralores de otras entidades vigiladas.

      El ejercicio del cargo de revisor fiscal de las entidades vigiladas, sin haber tomado posesión del mismo, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho, la Superintendencia Financiera de Colombia se abstenga de autorizar la posesión.

      No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión cuando se trate de reelección del revisor fiscal, independientemente de la condición de principal o suplente. Sin embargo, deberá procederse de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del numeral 1.2 del Capítulo Décimo, Título Primero de la Circular Básica Jurídica.

      4.3.6. Ejercicio del suplente

      Dada la importancia de las funciones asignadas al revisor fiscal, la responsabilidad del suplente es igual a la del principal respecto del adecuado cumplimiento de sus funciones, cuando deba reemplazarlo, de acuerdo con lo previsto en el presente capítulo y en el marco normativo vigente.

      No obstante, es de advertir que la revisoría fiscal no puede ser ejercida de manera simultánea por las personas designadas para dicho cargo como titular y suplente, por cuanto tal situación conlleva a diluir la responsabilidad inherente al control y fiscalización de la gestión de los negocios sociales, en expresa contravención a la previsión consagrada en el artículo 215 del Código de Comercio, que exige el desempeño personal del cargo.

      El suplente sólo debe ejercer las funciones del titular del cargo ante la falta definitiva o temporal de éste, y debe abstenerse de expedir dictámenes, informes, certificaciones y demás documentos relacionados con el ejercicio de la revisoría, salvo cuando se encuentre reemplazando al titular, por las razones antes mencionadas.

      4.3.7. Efectos de la renuncia, inscripción en el registro mercantil y entrega del cargo

      De conformidad con lo dispuesto en el artículo 164 del Código de Comercio, las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como revisores fiscales de una sociedad, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección o la inscripción de su renuncia, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el efecto.

      En consecuencia, las personas que se encuentren debidamente posesionadas e inscritas en la cámara de comercio como revisores fiscales, mantendrán tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre un nuevo nombramiento y posesión de una persona diferente o ii) se proceda a la actualización del registro mercantil, inscribiendo su renuncia, conforme a las siguientes reglas:

    17. En caso de remoción o renuncia, presentada ante quien actúe como secretario en las reuniones del máximo órgano social, el responsable del trámite de posesión debe proceder de conformidad con las instrucciones impartidas en el numeral 1.5.1 del Capítulo Décimo, Título Primero de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.

    18. Si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del revisor fiscal saliente, los órganos encargados de llevar a cabo el nombramiento deberán iniciar el trámite de posesión dentro de treinta (30) días comunes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.

      Vencido este término sin que se haya designado y posesionado el reemplazo, corresponderá al revisor fiscal saliente informar tal situación mediante comunicación dirigida a la cámara de comercio respectiva, adjuntando el soporte correspondiente en el que acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro.

      De igual manera, los revisores fiscales deberán remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia para los fines legales pertinentes, copia del certificado expedido por la cámara de comercio en el cual conste la inscripción de la renuncia, remoción o circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo.

      Sin perjuicio de lo anterior, se recomienda que el revisor fiscal saliente formalice la entrega del cargo mediante un documento en el cual informe sobre los principales aspectos de la entidad, el trabajo realizado hasta dicha fecha, los proyectos en curso y los planes pendientes.

      4.4 NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS

      En cumplimiento de lo establecido en el numeral 2 del artículo 8º de la Ley 43 de 1990, en ejercicio de su función como revisor fiscal, el respectivo contador deberá aplicar las normas de auditoría de general aceptación contempladas en el artículo 7 de la misma ley.

      Dichas normas son las siguientes:

      4.4.1. Normas Personales

      De conformidad con lo dispuesto en el numeral 1° del artículo 7 de la Ley 43 de 1990, las normas personales de auditoría generalmente aceptadas se relacionan con las cualidades profesionales que debe tener el revisor fiscal para el adecuado ejercicio de sus funciones, para lo cual se requiere que:

      4.4.1.1. El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la contaduría pública en Colombia. En este sentido, es necesario que el revisor fiscal tenga las competencias profesionales requeridas para el desarrollo de sus funciones y la prestación del servicio con el debido cuidado y diligencia, teniendo en cuenta el objeto social o actividad económica del ente, su tamaño y la complejidad de sus operaciones. Las competencias técnicas se refieren al conocimiento, adquirido a través de estudios profesionales adelantados en centros de educación debidamente acreditados, y la experiencia, que haya sido obtenida en labores de revisoría fiscal o auditoría en entidades de características similares a la que se pretende fiscalizar.

      Adicionalmente, en el ejercicio de su actividad profesional y en el desarrollo de sus negocios debe haber cumplido sus obligaciones y observado buena conducta, acorde con los principios éticos.

      4.4.1.2. En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional, imparcialidad y objetividad en sus juicios.

      La diligencia profesional se debe demostrar en todas las etapas de la tarea del revisor fiscal, desde la planeación hasta la presentación de su dictamen. Impone a cada persona del grupo de revisoría fiscal, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecución del trabajo y en la emisión del informe. Su ejercicio exige, asimismo, una revisión estricta a cada nivel de supervisión del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de revisoría.

      Cuando el revisor fiscal utilice la asesoría de especialistas cuya opinión sea básica para el ejercicio de su función, deberá asegurarse de su competencia y capacidad, en forma previa a su vinculación al grupo de trabajo. Así mismo, para poder apoyarse en auditorías realizadas por terceros, es necesario verificar la competencia profesional de los auditores respectivos, su independencia y la calidad del trabajo por ellos realizado.

      El revisor fiscal debe aceptar únicamente los trabajos que pueda efectuar con la debida diligencia profesional.

  7. 4.1.3. El revisor fiscal, así como quienes conforman su equipo o grupo de auditoria, deben tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios, depende exclusivamente de la asamblea general o del órgano que haga sus veces y debe ser ajeno a cualquier tipo de subordinación respecto de órganos de dirección y administradores que son, precisamente, los sujetos pasivos de su control.

    Con tal propósito, en consideración a la necesidad de proteger el principio de independencia que garantiza la objetividad e integridad que debe observar el contador público para el cabal cumplimiento de sus funciones y, en especial, para garantizar que la labor de fiscalización ejercida por el revisor fiscal se encuentre libre de cualquier conflicto de intereses que comprometa la imparcialidad de quien está llamado a dar fe pública de las operaciones y actuaciones del ente a vigilar, y por otra, en salvaguarda del régimen de inhabilidades e incompatibilidades que se encuentra expreso en el Código de Comercio, en la Ley 43 de 1990 o en otras normas o estatutos que resulten aplicables, las firmas de contadores, tanto directamente como a través de otras personas naturales o jurídicas a ellas vinculadas, deben abstenerse de prestar a las entidades fiscalizadas otros servicios propios de la disciplina contable, tales como contabilidad por outsourcing, auditoría y asesoría tributaria.

    La independencia supone una actitud mental que permite al contador público actuar con libertad respecto a su juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de sus conclusiones. Por su parte, la objetividad implica el mantenimiento de una postura imparcial en todas las funciones del contador público, de quien se exige total independencia en sus relaciones con la entidad o persona objeto de fiscalización.

    Conforme a lo señalado, se considera necesario resaltar lo expresado en otro acápite, donde se determinó que las personas jurídicas que prestan servicios relacionados con la ciencia contable actúan a través de personas naturales, predicándose, entonces, la condición de revisor fiscal tanto de la persona jurídica como de la persona natural designada para desarrollar las funciones propias de este cargo.

    En este orden de ideas, y con apoyo en lo preceptuado en el artículo 48 de la Ley 43 de 1990 y el ordinal 3o. del artículo 205 del Código de Comercio, las personas jurídicas contratadas para la prestación de servicios de revisoría fiscal no podrán desempeñar en la misma sociedad o ente económico otro cargo, ni prestar otros servicios profesionales durante el respectivo período, prohibición cuya trasgresión dará lugar a que la firma elegida para desarrollar la función de fiscalización responda disciplinariamente ante la Junta Central de Contadores, en presencia de una la presunta violación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades.

    En igual sentido, y en acatamiento de lo ordenado por el artículo 51 de la Ley 43 de 1990, cuando una persona jurídica haya prestado servicios contables de auditoría, contabilidad por outsourcing o asesoría tributaria, entre otros, deberá rehusarse a aceptar la designación como revisor fiscal en la misma empresa, sus subsidiarias y/o filiales, por lo menos durante los seis (6) meses siguientes a la fecha de cesación de sus funciones.

    De otra parte, atendiendo los estándares y las prácticas internacionales, se sugiere como práctica de buen gobierno corporativo, que las entidades adopten medidas adicionales que faciliten el mantenimiento de la independencia del revisor fiscal, tales como:

    Designar como revisor fiscal a personas o firmas que no hayan recibido de la compañía, su matriz o sus subordinadas, ingresos que representan el veinticinco por ciento (25%) o más de los ingresos anuales en el país durante los últimos 5 años del respectivo revisor fiscal o de la firma de revisoría a la cual pertenece, con base en una certificación que para el efecto imparta el revisor fiscal o la firma de revisoría correspondiente.

    Que la entidad, en los contratos que suscriba con su revisoría fiscal, pacte cláusulas en las que la firma de revisoría se obligue a rotar a las personas que al interior de la entidad adelantan dicha función con por lo menos una periodicidad de cinco (5) años. Igualmente, a pactar que la persona que ha sido rotada solamente pueda retomar la auditoría de la misma compañía luego de un periodo de dos (2) años. La misma recomendación aplica para los casos en los cuales el revisor fiscal sea una persona natural.

    En adición a lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 43 de 1990, el revisor fiscal y su equipo de trabajo o grupo de auditoria deben observar en todos los casos los siguientes principios básicos de ética profesional: integridad, objetividad, independencia, responsabilidad, confidencialidad, observaciones de las disposiciones normativas, competencia y actualización profesional, difusión, colaboración y respeto entre colegas. Dichos principios deben ser igualmente cumplidos por todas las personas que integran el equipo de la revisoría fiscal, incluyendo a los expertos que le colaboren en áreas diferentes a la técnico contable.

    4.4.2. Normas relativas a la ejecución del trabajo

    Las normas sobre la ejecución del trabajo, hacen referencia a la preparación, desarrollo y supervisión de la labor desempeñada por la revisoría fiscal y en este sentido regulan el conjunto de técnicas de auditoría aplicables a las partidas, los procesos y la documentación que examine para poder cumplir a cabalidad con sus funciones legales.

    De conformidad con lo dispuesto en el artículo 37 de la mencionada Ley 43 de 1990, el revisor fiscal debe considerar y estudiar al usuario de sus servicios como ente económico separado que es, relacionarlo con las circunstancias particulares de su actividad, sean éstas internas o externas, con el fin de aplicar, en cada caso, las técnicas y métodos más adecuados para el tipo de ente económico y la clase de trabajo que se le ha encomendado, teniendo en cuenta, por lo menos las siguientes directrices:

    4.4. 2.1. Planeación

    El trabajo de los revisores fiscales debe ser técnicamente planeado y debe contemplar una supervisión al trabajo de sus auxiliares.

    En su planeación el revisor fiscal deberá tener en cuenta las siguientes etapas:

    Desarrollar un plan de auditoría con el fin de reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo.

    Planear la naturaleza, oportunidad y extensión de la dirección y supervisión de los miembros del equipo de trabajo y de la revisión de su trabajo.

    Actualizar la estrategia general y el plan de auditoría y efectuar los ajustes que resulten pertinentes durante el curso del trabajo.

    Documentar la estrategia general y el plan de auditoría, incluyendo los cambios importantes hechos durante el trabajo.

    Presentar los elementos de la planeación que considere pertinentes al comité de auditoría de la Junta Directiva, incluyendo aspectos generales tales como tiempos, la participación de expertos cuya colaboración se requiera, indicando las áreas en las cuales se emplearán, al igual que los objetivos e informes que se espera de ellos; elementos de soporte requeridos, fechas de reuniones, informes que se presentarán de forma ordinaria y cualquier otro aspecto que se considere relevante.

    Una apropiada planeación del trabajo del revisor fiscal garantiza la calidad y resultado de las pruebas desarrolladas. Así mismo, ayuda a asegurar que la revisoría fiscal evalúe de manera adecuada las áreas, riesgos y procesos más importantes, la asignación y supervisión de la labor desarrollada por sus auxiliares, así como el desarrollo del trabajo con expertos y otras áreas de control. En lo relacionado con estos últimos, se debe evaluar su competencia, objetividad, experiencia, independencia y alcance de su trabajo.

    En este orden de ideas, teniendo en cuenta lo estipulado en el artículo 7 de la Ley 43 de 1990, en el cual se indican las normas de auditoría generalmente aceptadas que deben seguir los contadores públicos en el desarrollo de sus funciones en materia de auditoría de cuentas o desarrollo de la revisoría fiscal, se considera que el trabajo ejecutado por el revisor fiscal ha cumplido con los presupuestos exigidos en la regulación, cuando haya sido técnicamente planeado y esté soportado en un plan global de auditoría debidamente documentado, lo cual se evidenciará a partir de los documentos de planeación. Cualquier desviación material debe ser adecuadamente justificada.

    4.4.2.2. Evaluación del Control Interno

    Obedece a la valoración que efectúa la revisoría fiscal de los sistemas de control interno y administración de riesgos implementados por las entidades fiscalizadas, con el fin de emitir una opinión profesional sobre su suficiencia y efectividad, según lo señalado en el numeral 4.2.8 de este capítulo.

    Dicha evaluación debe realizarse para cada uno de los elementos del sistema, tales como ambiente de control, actividades de control, gestión de riesgos, comunicación, sistemas de información y tecnología y monitoreo, utilizando como marco de referencia los estándares internacionales que resulten aplicables. Para aquellos aspectos relacionados con materias diferentes a lo financiero – contable, podrá apoyarse en el análisis y evaluación de especialistas competentes.

    No obstante la evaluación que corresponde al revisor fiscal, debe recordarse que la responsabilidad por la correcta implementación y eficacia de los Sistema de Control Interno y de Administración de Riesgos corresponde a los administradores de cada entidad.

    Dentro de este contexto, y sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, éste deberá elaborar un reporte periódico dirigido a la Junta Directiva u órgano que haga sus veces, mediante el cual informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre los Sistemas de Administración de Riesgo que deba implementar la respectiva entidad fiscalizada, de conformidad con las normas que le resulten aplicables .

    4.4.2.3. Obtención de Evidencia

    El revisor fiscal debe obtener evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar las bases razonables para emitir un dictamen tanto de los estados financieros sujetos a revisión, como del sistema de control interno y el cumplimiento de la regulación, así como las certificaciones sobre la información que deba remitir a esta Superintendencia.

    En consecuencia, la evaluación que se adelante deberá quedar debidamente soportada, cubrir de manera total a la entidad y, realizarse con la periodicidad establecida en la planeación.

    Esta evidencia deberá documentarse en papeles de trabajo o aplicativos de sistemas que comprenderán la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el revisor fiscal, de manera que en conjunto constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha adoptado para llegar a formarse una opinión sobre los estados financieros, o sobre la información relacionada con las certificaciones por él emitidas.

    El revisor fiscal debe adoptar procedimientos apropiados que permitan mantener la confidencialidad y salvaguarda de la información, de acuerdo con los requisitos legales y profesionales.

    En consecuencia, todas las evaluaciones adelantadas deberán quedar debidamente soportadas en evidencia obtenida de fuentes confiables, tanto internas como externas.

    Igualmente, el revisor fiscal deberá preparar papeles de trabajo, documentos, registros magnéticos u otros medios que sean lo suficientemente completos y detallados para proporcionar la comprensión global de las evaluaciones y auditorías realizadas. Esta evidencia debe cumplir con los requisitos de forma y fondo considerados en las mejores prácticas de auditoría.

    Los documentos antes mencionados deberán incluir por lo menos, la planeación, naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos aplicados; los programas de auditoría y las modificaciones al respecto, los soportes del desarrollo del trabajo, entre otros; evaluaciones de riesgos, evidencia de la revisión y supervisión del trabajo del equipo de revisoría, así como las conclusiones y recomendaciones extraídas de la evidencia y las comunicaciones dirigidas a la gerencia o a los demás órganos de administración de la sociedad.

    La evidencia obtenida y acumulada por el revisor fiscal y su equipo, debe considerar la aplicación de normas técnicas de general aceptación.

    Si bien la evidencia obtenida en el desarrollo del trabajo de revisoría y los papeles de trabajo son de propiedad del revisor fiscal, los mismos deben estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia, al igual que la documentación por medios electrónicos, los archivos y manuales de usuario, cuando éste organismo lo requiera en ejercicio de sus atribuciones legales.

    4.4.3. Normas relativas al dictamen

    4.4.3.1. Aspectos generales

    En virtud de lo dispuesto en los artículos 208 del Código de Comercio; 7, numeral 3, de la Ley 43 de 1990 y 38 de la Ley 222 de 1995, corresponde al revisor fiscal dictaminar los estados financieros del ente fiscalizado.

    El dictamen del revisor fiscal deberá hacerse por escrito, contener una clara, precisa y detallada expresión de su opinión sobre los estados financieros , y elaborarse de conformidad con las disposiciones legales aplicables, considerando en forma subsidiaria las normas internacionales de auditoría, en aquellos aspectos que no resulten contrarios a las normas nacionales.

    En la redacción del dictamen deberán tenerse en cuenta los siguientes aspectos

    Siempre que el nombre de un contador público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de ellos, el contador público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.

    El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

    El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el período anterior.

    Cuando el revisor fiscal considere necesario expresar salvedades o efectuar reservas sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cual de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros en conjunto.

    Cuando el contador público considere no estar en condiciones de expresar una opinión sobre los estados financieros tomados en conjunto deberá manifestarlo explícita y claramente.

    4.4.3.2. Elementos del dictamen del Revisor fiscal

    El dictamen deberá contener, por lo menos, lo siguiente:

    Título: Deberá contener un título que indique claramente que es el dictamen del revisor fiscal.

    Destinatario: Deberá dirigirse al órgano competente.

    Párrafo Introductorio: Deberá identificar la entidad cuyos estados financieros se han auditado y además identificar el título de cada uno de los estados financieros auditados, referirse al resumen de políticas contables importantes y otras notas aclaratorias, y especificar la fecha y período cubierto por los estados financieros.

    Responsabilidad de la administración por los estados financieros: El dictamen del revisor fiscal deberá declarar que la administración es responsable por la preparación y presentación de los estados financieros, de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable y que esta responsabilidad incluye:

    Diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación de los estados financieros que estén libres de errores de importancia relativa, ya sea por fraude o por error;

    Seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; y

    Hacer estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias.

    Responsabilidad del revisor fiscal: El dictamen deberá declarar que la responsabilidad del revisor fiscal es la de expresar una opinión sobre los estados financieros con base en el trabajo realizado.

    El dictamen del revisor fiscal deberá declarar que su trabajo se realizó de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Así mismo, deberá explicar que esas normas requieren que el revisor fiscal cumpla con los requisitos éticos y que planee y desempeñe la revisoría para obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de errores de importancia material.

    Descripción del trabajo del revisor fiscal: El dictamen del revisor fiscal deberá describir su trabajo informando los siguientes aspectos:

    1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir adecuadamente sus funciones.

    2. Si en el curso de su revisión ha seguido los procedimientos aconsejados por las normas de auditoría generalmente aceptadas.

    3. Si la contabilidad de la respectiva entidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable.

    4. Si los valores que se presentan en los estados financieros han sido fielmente tomados de los libros.

    5. Si el balance presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado.

    6. Si el estado de pérdidas y ganancias refleja el resultado de las operaciones efectuadas en el período respectivo.

    7. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias reflejan adecuadamente el impacto de los diferentes riesgos a que se ve expuesta la entidad en desarrollo de su actividad, medido de acuerdo con los sistemas de administración implementados.

    8. Para el caso de las compañías de seguros y capitalización, si son adecuadas y suficientes las reservas técnicas de seguros y títulos de capitalización.

    9. Si existe la debida concordancia entre el informe de gestión presentado por los administradores y los estados financieros, cuando estos son presentados conjuntamente.

    10. El pronunciamiento sobre los negocios fiduciarios, patrimonios autónomos, carteras colectivas, fondos públicos, fondos que administren recursos de la seguridad social, universalidades o recursos de terceros respecto de los cuales se haya efectuada auditoría financiera.

    11. Si la entidad ha efectuado en forma correcta y oportuna sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en cumplimiento de lo exigido por el artículo 11 del Decreto reglamentario 1406 de 1999.

    12. Si se ha efectuado el seguimiento a las recomendaciones efectuadas, detallando el cumplimiento de las mismas y el porcentaje de ejecución.

    13. El pronunciamiento sobre el origen de los recursos con cargo a los cuales se pagaron las comisiones de intermediación en el ramo de seguro de riesgos laborales, en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, en concordancia con el artículo 31 de la misma ley.

      Opinión del revisor fiscal: Deberá expresar una opinión sin salvedad cuando el revisor fiscal concluye que los estados financieros dan un punto de vista verdadero y están presentados razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable.

      Firma del revisor fiscal: El revisor fiscal debe firmar a título personal, si actúa como persona natural, y de actuar a nombre de una firma de auditoría, además debe señalar el nombre de la misma.

      Fecha del dictamen del revisor fiscal: La fecha del dictamen informa al lector que el revisor fiscal ha considerado el efecto de eventos y transacciones de los que se enteró y que ocurrieron hasta esa fecha.

      Dirección: El revisor fiscal en su dictamen deberá indicar la dirección de su domicilio.

      Adicionalmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 209 del Código de Comercio, el revisor fiscal debe informar a la asamblea, junta de socios o máximo órgano social lo siguiente:

    14. Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios;

      ii. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y

      iii. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía.

      4.4.3.3. Párrafo de énfasis (Asuntos que no afectan la opinión del revisor fiscal)

      Cuando existan asuntos que no afecten la opinión del revisor fiscal, éste deberá indicarlo así en su dictamen agregando un párrafo para resaltar un asunto de importancia relativa respecto de un problema que pueda afectar al ente económico como negocio en marcha.

      El revisor fiscal deberá considerar en su dictamen, agregando un párrafo de énfasis, si hay una falta de certeza importante, cuya resolución dependa de hechos futuros y que pueda afectar los estados financieros. Una falta de certeza es un asunto cuyo resultado depende de acciones o hechos futuros que no están bajo control directo de la entidad, pero que pueden afectar a los estados financieros.

      4.4.3.4. Diferentes formas de opinión (Asuntos que si afectan la opinión del revisor fiscal)

      Un revisor fiscal puede expresar una opinión con salvedad, cuando existe cualquiera de las circunstancias siguientes y, a su juicio el efecto del asunto es o puede ser de importancia relativa para los estados financieros: (i) Hay una limitación en el alcance del su trabajo, o (ii) Hay un desacuerdo con la administración respecto a la aceptación de las políticas contables seleccionadas, el método de su aplicación o lo adecuado de las revelaciones de los estados financieros.

      Las circunstancias descritas en el numeral (i) podrían llevar a una opinión con salvedad o a una abstención de opinión. Las circunstancias descritas en el literal (ii) podrían llevar a una opinión con salvedad o a una opinión adversa.

      Deberá expresar una opinión con salvedad, cuando el efecto de cualquier desacuerdo con la administración o limitación en el alcance no es de tanta importancia relativa ni tan dominante como para requerir una opinión adversa o una abstención de opinión. Una opinión con salvedad deberá expresarse como “excepto por” o “sujeto a” u otra expresión similar, los efectos del asunto a que se refiere la salvedad. De acuerdo con lo dispuesto en el articulo 7, numeral 3, literales d) y e) de la Ley 43 de 1990, las salvedades deben expresarse en forma clara e inequívoca, precisando a cuál de las afirmaciones contenidas en los estados financieros se refiere, las razones que motivan la salvedad y la importancia de la misma en relación con los estados financieros tomados en su conjunto.

      Deberá expresarse una abstención de opinión cuando el posible efecto de una limitación en el alcance sea de importancia relativa o de tal dominancia que el revisor fiscal no haya podido obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría y, en consecuencia, no pueda expresar una opinión sobre los estados financieros.

      Deberá expresar una opinión adversa, cuando el efecto de un desacuerdo sea de importancia relativa y de tal dominancia para los estados financieros, que el revisor fiscal concluya que una opinión con salvedad del dictamen no es adecuada para relevar la naturaleza equívoca e incompleta de los estados financieros.

      Siempre que el revisor fiscal exprese una opinión distinta o emita una opinión con salvedad deberá incluirse en el dictamen una clara descripción de todas las razones sustantivas y, a menos que no sea factible, una cuantificación de los posibles efectos en los estados financieros.

      En caso de considerar que no está en condiciones de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en su conjunto, el revisor fiscal deberá manifestarlo explícita y claramente.

      No puede perderse de vista que la atestación y firma del revisor fiscal tienen valor probatorio por lo cual frente a la responsabilidad que le compete, resultan de gran importancia las reservas o salvedades que efectúe en los dictámenes que emita.

      4.4.3.5. Estados Financieros del período anterior dictaminados por otro revisor fiscal

      Si los estados financieros del ejercicio anterior fueron dictaminados por otro contador público, se debe indicar:

    15. Que los estados financieros del período anterior fueron auditados por otro revisor fiscal;

      ii. El tipo de dictamen emitido por el revisor fiscal anterior y en el caso de que se trate de un dictamen con salvedades, las razones que lo originaron, y

      iii. La fecha de dicho dictamen.

      4.4.3.6. Estados Financieros del período anterior no dictaminados

      Cuando los estados financieros del período anterior no estén dictaminados, el revisor fiscal entrante deberá declarar en su dictamen esta situación.

      Sin embargo, dicha declaración no exime al revisor fiscal del requisito de llevar a cabo procedimientos adecuados respecto de los saldos iniciales del período actual.

      4.4.3.7. Dictamen sobre negocios fiduciarios, patrimonios autónomos, recursos de seguridad social y universalidades:

      En el caso de las sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, entidades aseguradoras, sociedades comisionistas de bolsas de valores, sociedades administradoras de inversión y en general sociedades que administren portafolios de terceros, el dictamen que se emita deberá pronunciarse respecto de los estados financieros de la entidad, así como de los negocios que se describen más adelante, patrimonios autónomos, portafolios de terceros, fondos de reservas pensionales que administren, según sea del caso

      En tal sentido, el dictamen del revisor fiscal deberá incluir una opinión respecto de los negocios que a continuación se señalan:

      Carteras Colectivas

      Aquellos negocios fiduciarios que administran recursos o bienes de naturaleza pública cuando dichos recursos sean aportes patrimoniales al fideicomiso y provengan directa o indirectamente de una entidad de carácter público, sea del nivel nacional, departamental, municipal, distrital o de los organismos descentralizados que conforman dichos niveles, sin tener en cuenta la modalidad de contratación utilizada para la celebración del negocio.

      Fondo Nacional de Pensiones de Entidades Territoriales (FONPET – Ley 549 de 1999)

      Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional (FOPEP)

      Fondos de Pensiones Territoriales (Decreto ley 1296 de 1994)

      Fondo Prestacional del Sector Salud, en lo relacionado con pensiones.

      Patrimonios autónomos para la normalización de pasivos pensionales.

      Patrimonios autónomos para administración de procesos concursales.

      Los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios a que hace referencia el Decreto 810 de 1998.

      Los patrimonios autónomos destinados a la garantía y pago de bonos pensionales y cuotas partes de bonos pensionales (Decreto 1299 de 1994)

      Fondos de Cesantía

      Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA)

      Fondo de Solidaridad Pensional

      Fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida

      Fondos de pensiones obligatorias y voluntarias

      Fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales o la administradora que la sustituya

      Los contratos de fiducia o de encargo fiduciario a que hace referencia el artículo 54 de la Ley 100 de 1993.

      Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, de las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional y ECOPETROL y patrimonio autónomos de TELECOM y las teleasociadas en liquidación.

      Fondo de Prevención Vial.

      Los demás negocios fiduciarios que manejen recursos del Sistema de Seguridad Social de pensiones, salud y riesgos profesionales.

      Los demás que señale la Superintendencia Financiera de Colombia

      Los demás negocios seleccionados por el revisor fiscal mediante metodología que señale la Superintendencia Financiera de Colombia.

      Por otra parte, para el caso de las sociedades titularizadoras, el revisor fiscal deberá hacer mención expresa en su dictamen a que en desarrollo de su labor auditó los estados financieros tanto de la sociedad titularizadora como de las universalidades por ella administradas y formular las opiniones que resulten pertinentes sobre los mismos.

      Cuando se trate de administradores de carteras colectivas, de conformidad con lo establecido en el artículo 57 del Decreto 2175 de 2007, el respectivo revisor fiscal deberá presentar un informe por cada una de las carteras que la entidad administre.

      4.4.3.8. Pronunciamiento y dictamen sobre estados financieros consolidados

      A efectos de dictaminar los estados financieros consolidados, el revisor fiscal deberá desarrollar previamente una labor de auditoría respecto de dichos estados financieros, sus anexos y soportes, siguiendo las pautas generales señaladas en la presente circular para la auditoría y dictamen de estados financieros.

      En su dictamen, el revisor fiscal deberá indicar de manera detallada el alcance de la labor realizada, precisando el grado en el cual se apoyó en el trabajo de otros auditores.

      De igual manera, los soportes de la auditoría financiera consolidada y el resultado de las evaluaciones derivadas de aquella, deben quedar adecuadamente documentados en papeles de trabajo, los cuales podrán ser objeto de revisión por parte de esta Superintendencia.

      4.4.3.9. Informe sobre estados financieros intermedios

      La firma digital a los estados financieros intermedios de las entidades vigiladas o controladas por la Superintendencia Financiera de Colombia implica que en opinión del revisor fiscal la información reportada ha sido fielmente tomada de los libros de contabilidad, en su elaboración se ha dado cumplimiento a todas las normas legales aplicables y que se han seguido procedimientos adecuados para su determinación y presentación, sin perjuicio de que el revisor fiscal manifieste por escrito a la Superintendencia Financiera de Colombia cualquier salvedad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de transmisión de los estados financieros respectivos, mediante carta en la cual se indique en forma concreta y precisa las causas que la motivan.

      Es de recordar que al preparar y auditar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar y auditar estados financieros al cierre del ejercicio.

      Lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades competentes.

      Informe sobre estados financieros combinados

      Tratándose de estados financieros combinados se requerirá un informe del revisor fiscal en el que se determine si para su elaboración se han cumplido los procedimientos establecidos por las normas expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia o las que llegaren a expedirse.

      4.5. DEBERES DEL REVISOR FISCAL FRENTE A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

      Para efectos de racionalizar el ejercicio de las funciones del revisor fiscal de las entidades supervisadas, circunscribiéndola al marco de su competencia según lo aquí señalado, a partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente Circular Externa, los revisores fiscales únicamente deberán presentar a la Superintendencia Financiera de Colombia, los siguientes informes:

      4.5.1.Los exigidos por el Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, el Decreto 2649 de 1993 y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen, relacionados, con la presentación de estados financieros básicos, tanto de fin de ejercicio como de periodos intermedios y de estados financieros consolidados, para sus diferentes propósitos.

      4.5.2.Los que deban ser elaborados en cumplimiento de las normas establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en uso de la facultad consagrada en el artículo 326, numeral 3o., letra b) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

      4.5.3.Los requeridos expresamente en las normas relacionadas con la actividad u objeto social de la entidad fiscalizada, tales como los relativas al acceso al cupo ordinario de liquidez en el Banco de la República a que alude el parágrafo del artículo 11 de la Resolución Externa 033 de 1992, expedida por la Junta Directiva del Banco de la República o las que la modifiquen, adicionen o deroguen para el caso de los establecimientos de crédito. Igualmente, los reportes sobre la fidelidad de la información transmitida a la Superintendencia Financiera en relación con el cumplimiento del régimen de encaje, inversiones, posición propia, transferencias al FONSAT y las normas de patrimonio adecuado o de solvencia, entre otros.

      4.5.4. Los informes a través de los cuales se pongan en conocimiento de la Superintendencia Financiera de Colombia las observaciones de mayor importancia relativa o materialidad sobre las cuentas evaluadas, las debilidades encontradas, la cuantificación de las mismas, los comentarios y conclusiones efectuados tanto por la administración como por la revisoría fiscal, en la pro forma que se adjunta a la presente circular. Este informe deberá presentarse por lo menos anualmente, dentro de los tres meses siguientes al cierre de cada ejercicio, sin perjuicio de los informes extraordinarios a que haya lugar, de conformidad con lo señalado en el numeral 4.2.3. de este capítulo.

      4.5.5. Los prospectos de información y otros documentos relacionados con ofertas de títulos en el mercado público de valores, exclusivamente respecto de aquellos aspectos incluidos en los referidos documentos que tengan relación con el ámbito de sus atribuciones legales, según lo expuesto en el numeral 4.2 del presente capítulo.

      4.5.6. Los que tengan relación directa con aspectos contables o financieros de la entidad fiscalizada.

      Los citados informes deben remitirse de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia para cada caso, sin perjuicio de atender las solicitudes formuladas a través de las glosas que de su análisis se desprendan.

      Lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades diferentes a la Superintendencia Financiera de Colombia, que versen sobre remisión de información a esta entidad o a cualquier otra.

CAPÍTULO CUARTO Régimen de oficinas
  1. APERTURA, TRASLADO, CIERRE Y CONVERSION DE OFICINAS

    La apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, deberá sujetarse a las siguientes directrices:

    1.1 Políticas y criterios para la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas

    Para efectos de lo dispuesto en el artículo 92 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera deberá necesariamente obedecer al conocimiento integral que los directores y administradores tengan acerca de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento éste que deberá fundamentarse en estudios técnicos de factibilidad.

    Las determinaciones se adoptarán bajo la responsabilidad de los administradores de las entidades en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas y deberán consultar el interés de la comunidad.

    1.2 Régimen de autorización general.

    Las entidades vigiladas, con excepción de aquellas sometidas al régimen de autorización individual previsto en el numeral 1.3 del presente Capítulo, pueden abrir, trasladar o cerrar sus oficinas, sucursales o agencias, sin la autorización previa de la SFC, cuando reúnan los siguientes requisitos:

    1. Cumplir con las obligaciones establecidas en el Decreto 2150 de 1995.

    2. Contar con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestación del servicio al público.

      Prueba del cumplimiento de los requisitos anteriores deberá permanecer en la Presidencia, o en la Secretaría General de la entidad, o en el órgano que haga sus veces, a disposición de esta Superintendencia.

      Todas las aperturas, traslados o cierres de oficinas, sucursales o agencias deben ser informadas a esta Superintendencia con destino a la oficina de Registro, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al hecho, debiendo remitirse al efecto copia del certificado del registro mercantil que acredite la apertura del nuevo establecimiento de comercio, o el traslado o cierre del existente.

      1.3 Régimen de autorización individual

      Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SFC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas.

    3. Condiciones de la solicitud: En los eventos en que se haga necesaria la autorización individual antedicha, la entidad interesada deberá presentar solicitud escrita que contenga al menos, la siguiente información:

      1) Exposición de las razones que justifican la apertura o traslado que se propone, identificando el acta mediante la cual el órgano competente adoptó la decisión correspondiente.

      2) Ubicación precisa del nuevo establecimiento de comercio o de la zona respectiva, su naturaleza (sucursal o agencia), así como la descripción y delimitación geográfica de su área de influencia:

      3) Participación de instituciones afines en el área de influencia proyectada;

      4) Naturaleza de la oficina proyectada;

      5) Indicación de los siguientes aspectos:

      - Inversión estimada para su instalación

      - horario básico de funcionamiento

      - horarios adicionales o extendidos

      - Medidas de seguridad que se adoptarán

      - Servicios que se pretenden prestar al público

      - Los demás datos financieros y económicos propios del estudio de factibilidad.

    4. Información a la Superintendencia Bancaria con posterioridad a la apertura o el traslado de oficinas: Dentro de las dos semanas siguientes a la apertura o traslado de una oficina, deberá informarse a la Superintendencia Bancaria sobre tal circunstancia y adjuntarse certificación de la Cámara de Comercio correspondiente que acredite el registro respectivo, lo cual deberá surtirse dentro del término que al efecto señale esta entidad en el acto de autorización.

      En caso de no llevarse a cabo la apertura o traslado de la oficina dentro del término indicado, la entidad deberá informar tal hecho igualmente a esta Superintendencia, solicitando la prórroga del término inicialmente concedido en caso en que aún persista el interés de la entidad en la solicitud inicialmente autorizada.

      1.4 Naturaleza de las oficinas.

      De conformidad con lo establecido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio, las oficinas de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria sólo pueden tener la calidad de sucursales o agencias, en los términos de las disposiciones mencionadas.

      En consecuencia, cuando se pretenda abrir oficinas que tengan por objeto la prestación de servicios restringidos, la naturaleza de la correspondiente oficina deberá ajustarse a alguna de las categorías citadas, sin perjuicio de que puedan tales oficinas ofrecer sus servicios de manera transitoria y temporal mediante el traslado de recursos humanos o técnicos para la prestación de sus servicios por fuera del local de las mismas, caso en el cual deberá informarse previamente a la Superintendencia Bancaria, indicando el tipo de servicio que se ofrecerá, la oficina responsable de las operaciones que se realicen, y el período en el cual se operará a través de esta modalidad.

      Cuando se adopte la decisión de instalar nuevos cajeros automáticos deberá informarse a la Superintendencia Bancaria con no menos de quince días hábiles de antelación a la fecha en la que se proyecte inaugurar el servicio respectivo, debiéndose expresar el lugar de ubicación del cajero que se pretende instalar.

      1.5 Conversión de oficinas.

      Toda modificación que se efectúe a la naturaleza jurídica de una oficina en funcionamiento deberá ser previamente informada a la Superintendencia Bancaria, indicándose la nueva dependencia contable o administrativa de la oficina objeto de conversión.

      1.6 Cierre de oficinas.

      El cierre de oficinas podrá adoptarse dentro del sistema de autorización general. En consecuencia, los mismos podrán hacerse conforme a la decisión adoptada por el órgano social competente, para lo cual solo deberá procurarse que en la localidad donde se desea cerrar la oficina continúe la prestación del servicio por parte de otra entidad financiera. De esta decisión deberán ser informados por escrito y con una antelación no inferior a treinta días (30) comunes todos los clientes de la oficina que se va a cerrar, con indicación expresa de los trámites a seguir respecto de los depósitos y las obligaciones contraidas por cada uno de ellos, y durante el mismo tiempo se informará a través de cualquier medio publicitario al público en general.

  2. UTILIZACION DE REDES DE OFICINAS

    Para efectos de lo previsto en el artículo 93 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, norma que contempla la posibilidad de que las sociedades de servicios financieros, las entidades aseguradoras, sociedades de capitalización e intermediarios de seguros contraten el uso de la red de oficinas de los establecimientos de crédito para la promoción y gestión de sus operaciones, deberán tenerse en cuenta las siguientes condiciones:

    :

    2.1 Independencia operativa de los servicios

    Los funcionarios de los establecimientos de crédito no pueden participar en las labores de promoción y gestión que las sociedades de servicios financieros, las entidades aseguradoras, sociedades de capitalización, e intermediarios de seguros adelanten en los establecimientos de crédito en uso de su red de oficinas, salvo para el caso de negocios y operaciones de los Fondos Comunes Ordinarios, evento en el cual deberá observarse lo dispuesto por el artículo 5o. del Decreto 2239 de 1991. Para tal efecto, deberán ubicar su propio personal en las labores de gestión y promoción de sus operaciones.

    Así mismo debe tenerse presente que corresponderá a los establecimientos de crédito que faciliten su red de oficinas, el deber de garantizar la existencia de una rigurosa independencia tanto locativa como operativa que evite cualquier posible confusión de los usuarios del servicio sobre la identidad corporativa de las instituciones.

    2.2 Identificación locativa del servicio

    De conformidad con lo establecido por el artículo 93 Ibídem, cuando las sociedades fiduciarias, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, las entidades aseguradoras, las sociedades de capitalización y los intermediarios de seguros acuerden con un establecimiento de crédito la utilización de su red de oficinas, deberán adoptar las medidas necesarias para que el público las identifique como una persona autónoma e independiente del establecimiento de crédito.

    Además, el área para la ubicación del personal dependiente de las entidades usuarias de la red deberá adecuarse de forma tal que se garantice una apropiada independencia de las demás áreas propias del establecimiento de crédito, así como estar identificada con un aviso que se destaque frente a los demás del local en donde se encuentra ubicada, en el cual se indicará de manera clara y completa la razón o denominación social de la entidad usuaria o la sigla que la identifique de conformidad con sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica del tipo de entidad.

    2.3 Comprobantes de las Operaciones

    En los comprobantes de las transacciones que adelanten los establecimientos de crédito por cuenta de las entidades usuarias de su red de oficinas, deberá incluirse en forma destacada y claramente legible, en letra de molde y en negrilla la siguiente leyenda:

    ADVERTENCIA: EL(LA) (aquí el nombre del establecimiento de crédito) ACTUA BAJO LA EXCLUSIVA RESPONSABILIDAD DE (aquí el nombre de la entidad usuaria) Y, POR LO TANTO, NO ASUME NINGUNA OBLIGACION FRENTE AL CLIENTE RELACIONADA CON LA EJECUCION DEL NEGOCIO QUE DA ORIGEN A ESTA TRANSACCION.

    Los comprobantes a que hace referencia el anterior ordinal deberán contener por lo menos, la información que identifique con precisión la operación de que se trate.

    2.4 Contratos sobre fondos comunes ordinarios.

    Los contratos que celebren los establecimientos de crédito, a través de sus propios funcionarios y de su red de oficinas, por cuenta de una sociedad fiduciaria o mediante los cuales se efectúe la vinculación de fideicomitentes a un fondo común ordinario, deberán tener impreso en la carátula del mismo con caracteres destacados, en letra de molde y en negrilla la siguiente leyenda:

    EN LAS OPERACIONES QUE SE REALICEN A TRAVES DE LA RED DE OFICINAS DE(L) (LA) (aquí el nombre del establecimiento de crédito), ESTE(A) ACTUA EN NOMBRE Y POR CUENTA DE (aquí el nombre de la Sociedad Fiduciaria) Y NO ASUME RESPONSABILIDAD EN LA GESTION FIDUCIARIA ENCOMENDADA POR EL CLIENTE A ELLA. SUS OBLIGACIONES SE LIMITAN AL CORRECTO CUMPLIMIENTO DE LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR (aquí el nombre de la sociedad fiduciaria) PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO DE DICHA RED. SOBRE LOS RECURSOS QUE LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS RECIBEN, DIRECTAMENTE O A TRAVES DEL USO DE LAS REDES DE OFICINAS DE ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO, LA LEY NO CONTEMPLA AMPARO DEL SEGURO DE DEPOSITO.

    2.5 Utilización de la red de oficinas por parte de sociedades comisionistas de bolsa

    Cuando los establecimientos de crédito faciliten su red de oficinas para la realización de negocios propios de las sociedades comisionistas de bolsa, deberán atenderse todas las previsiones prescritas en el presente capítulo, sin perjuicio de las normas e instrucciones especiales que a tales entidades les sean aplicables.

    2.6. Redes de distribución y promoción de productos de las entidades administradores del sistema general de pensiones

    Las redes de distribución y la promoción de los productos de las entidades administradoras del sistema general de pensiones cualquiera que sea su modalidad, entre ellas la utilización de redes de oficinas de establecimientos de crédito, se sujetarán a las siguientes instrucciones específicas:

    1. Destinatarios: las previsiones contenidas en el Decreto 720 de 1994 son destinatarias las entidades administradoras del sistema general de pensiones, cualquiera que sea su modalidad, es decir, que las mismas comprenden a las administradoras del régimen de prima media con prestación definida y a las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad.

      Igualmente son sus destinatarios los entes habilitados para la explotación de planes de pensiones y complementarios y las entidades aseguradoras de vida que cuenten con capacidad legal para la explotación de planes alternativos de pensiones, según lo prevé el Decreto 876 de 1994.

    2. Exclusividad: conforme al inciso tercero del artículo 4°. del Decreto 720 de 1994, la labor de promoción de los vendedores personas naturales, con o sin vinculación laboral, se desarrolla en beneficio de la sociedad administradora del sistema general de pensiones con la cual se hubiere celebrado el respectivo convenio. Es sancionable por la respectiva sociedad, en los términos contractuales, el incumplimiento de esta obligación por parte de los vendedores personas naturales.

      Sin embargo, mediando autorización expresa por parte de la respectiva sociedad administradora del sistema general de pensiones, el vendedor podrá desarrollar su labor en beneficio de entidades distintas a aquella con la cual celebró originalmente el convenio respectivo, con excepción de la posibilidad -por parte de las entidades administradoras del sistema general de pensiones- de compartir las redes de distribución que prevé el artículo 16°. del decreto 720 de 1994.

    3. Entidades habilitadas para la distribución: La distribución de productos puede efectuarse por conducto de instituciones financieras, intermediarios de seguros -sujetos o no a supervisión permanente- y por entidades distintas a unas y otros, siempre que cuenten con capacidad legal para el ejercicio del comercio, caso este último en el cual es menester la autorización previa que imparta la Superintendencia Bancaria para la celebración de los respectivos convenios.

      En los eventos de distribución por conducto de instituciones financieras o intermediarios de seguros no es indispensable la obtención previa de autorización impartida por la Superintendencia Bancaria para la celebración de los respectivos convenios.

    4. Convenios: Los convenios que se celebren para la promoción de los servicios que prestan las entidades administradoras del sistema general de pensiones mediante la utilización de las redes de oficinas de las demás instituciones financieras, se sujetarán a las siguientes condiciones:

    5. Los convenios aludidos, cuyo propósito consiste en la precisión de las condiciones bajo las cuales se realizarán las operaciones de recaudo, pago y traslado de los correspondientes recursos, quedarán a disposición de la Superintendencia Bancaria en las propias instalaciones de la respectiva sociedad, sin que sea indispensable su remisión a esta entidad.

    6. Los convenios podrán prever actividades a desarrollar respecto de los afiliados y de los trabajadores, tales como promoción, vinculación y, en general, labores de asesoría, comprendiendo el empleo y diligenciamiento de formularios de vinculación o de autoliquidación; en todo caso deberán contener, cuando menos, la información a que hace alusión el artículo 9° del decreto 720 de 1994, y su modificación será procedente, entre otros motivos, cuando los costos de los mismos o algunas de sus previsiones afecten a los afiliados.

    7. En ningún caso los costos que genere el empleo de las instituciones financieras por parte de las sociedades administradoras, podrán ser trasladados, directa o indirectamente, a los afiliados, conforme lo señala el inciso 2 del artículo 8° del decreto citado en el literal anterior.

    8. En cualquier caso, las instituciones financieras deberán disponer lo pertinente para la separación de las actividades propias de su objeto respecto de aquellas derivadas de la gestión de los aludidos convenios.

    9. Información a los usuarios: En desarrollo de los deberes que se le imponen a los promotores de las sociedades administradoras de pensiones, estos tienen que informar de manera oportuna, amplia y suficiente a los posibles afiliados acerca de la integridad de los aspectos que sean relevantes para la toma de la correspondiente decisión de afiliación, según lo señala el artículo 12 del Decreto 720 de 1994, para lo cual deberán sujetarse a los parámetros técnicos definidos por cada sociedad administradora, como elementos de referencia para el suministro de información al momento de afiliación.

      La omisión de esta obligación implica para el promotor la posibilidad de suspensión de la actividad correspondiente, y para la sociedad administradora en cuyo beneficio se haya efectuado la labor de afiliación la asunción de los respectivos perjuicios, sin que ello impida la posibilidad de repetición con que cuenta la sociedad administradora respecto del promotor.

      En todo caso, en desarrollo de los objetivos señalados en el artículo 325, numeral 1, literales c) y e) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en particular la necesidad de garantizar la eficiencia en la prestación del servicio y de prevenir la ocurrencia de situaciones que puedan generar la pérdida de confianza en el público, establece esta Superintendencia como práctica no autorizada omitir el suministro de la información oportuna, amplia y suficiente a la cual tiene derecho el afiliado, tanto al momento de su vinculación como durante la vigencia de la misma, con ocasión de las prestaciones debidas por virtud de la mencionada afiliación.

      Las sociedades administradoras del Sistema General de Pensiones, cualquiera que sea su modalidad, deberán disponer lo pertinente para que fundamentalmente en las áreas de capacitación se difunda con suficiencia la calificación de no autorizada la práctica consistente en no informar adecuadamente a los posibles afiliados al momento de efectuar la respectiva labor de promoción para su vinculación y, en general, acerca de las sanciones que corresponden por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que les son propias a los promotores.

    10. Libertad de selección del asegurador de la renta vitalicia: Las sociedades administradoras y, en su caso, los promotores deberán sujetarse a lo previsto en el Decreto 719 de l994 y las normas que lo desarrollen, cuando se trate de cumplir con la obligación de asesoría acerca de la selección de la entidad aseguradora de vida del contrato de renta vitalicia, cualquiera que sea su modalidad, que prevé el literal b) del artículo 60 de la Ley 100 de 1994 y el literal j) del artículo 14 del Decreto Ley 656 de l994.

      2.7 Instrucciones aplicables de manera específica a los promotores de las sociedades administradoras del sistema general de pensiones.

    11. Remuneración: La remuneración de los promotores de las sociedades administradoras del sistema general de pensiones, consiste en el reconocimiento de la comisión que se hubiere pactado por su labor de mediación en la afiliación, con prescindencia expresa de cualquier otra consideración vinculada con circunstancias de naturaleza distinta a la labor de mediación, entendida ésta como la gestión que sea suficiente para lograr la afiliación a una determinada sociedad administradora de pensiones.

      La comisión constituye la medición de una labor específica y omite legalmente el reconocimiento de una gestión cuya evaluación se efectúe en términos de volumen, pues el encargo de mediación ha de atender elementos objetivos propios de la mejor elección del afiliado y no la mejor remuneración del vendedor.

      La comisión debe corresponder a una labor idónea y suficiente que sea simétrica con la protección que expresamente se le otorga al usuario del sistema.

    12. Mecanismos de información sobre promotores: Con sujeción al principio de protección del derecho a la intimidad, las Sociedades Administradoras del Sistema General de Pensiones podrán disponer mecanismos privados de difusión acerca de los promotores que empleen, con el fin de constatar la existencia de inhabilidades, incompatibilidades, sanciones contractuales precedentes y, en general, cualquier información que resulte relevante para la operatividad de las redes de distribución del mencionado sistema.

    13. Prohibiciones aplicables a los promotores: En virtud de lo previsto en el artículo 17 del Decreto 720 de 1994, serán aplicables respecto de los promotores de las sociedades administradoras del sistema general de pensiones las mismas facultades con que cuenta la Superintendencia Bancaria respecto de los intermediarios de seguros.

      Por tanto, en virtud de tal remisión, resultan aplicables entre otras disposiciones, las previstas en el artículo 207 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en particular la contenida en su numeral 3, que prevé como prohibiciones la cesión de comisiones a favor del afiliado, el ofrecimiento de beneficios no garantizados o la exageración de los mismos, así como la sugestión tendiente a dañar negocios celebrados por competidores, el hacerse pasar por representante de una entidad sin serlo y, en general, todo acto de competencia desleal.

    14. Régimen Sancionatorio: En virtud de lo previsto en el artículo 21 del Decreto 720 de 1994, el régimen sancionatorio aplicable a los promotores de las sociedades administradoras del sistema general de pensiones es el previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, por lo cual resultan aplicables las previsiones contenidas en la parte séptima del mencionado estatuto.

CAPÍTULO QUINTO Oficinas de representación y contratos de corresponsalía
  1. RÉGIMEN GENERAL

    La actividad de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior, así como los contratos de corresponsalía celebrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras, se rige además de lo previsto en la Ley 964 de 2005, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el Decreto 2555 de 2010, por las instrucciones contempladas en el presente Capítulo, en lo que les resulte aplicable.

  2. RÉGIMEN DE APERTURA DE OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA

    El régimen de apertura de las oficinas de representación y contratos de corresponsalía de instituciones del exterior se regirá por lo establecido en el artículo 4.1.1.1.2 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

    Las instituciones del exterior que pretendan establecer una oficina de representación en Colombia y las instituciones del mercado de valores del exterior que opten por celebrar un contrato de corresponsalía, deben presentar a la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), la correspondiente solicitud por intermedio del representante legal o del apoderado de la institución del exterior interesada o por parte del futuro corresponsal, según sea del caso, junto con los documentos señalados en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, en español o con su respectiva traducción oficial a este idioma.

    No obstante, de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, la SFC podrá solicitar documentación adicional para formarse un criterio sobre la idoneidad de la institución del exterior, de sus administradores, accionistas o del plan de negocios.

    Toda la documentación que se presente debe cumplir con las formalidades establecidas en la ley para los documentos otorgados en el exterior y deberán ser actualizados cuando a ello hubiere lugar, sin perjuicio del deber de información previsto en este capítulo.

  3. EXCEPCIONES AL RÉGIMEN DE APERTURA.

    No están obligadas a tener una oficina de representación ni a celebrar contratos de corresponsalía en Colombia, las instituciones a las que se refiere el artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

  4. ACTIVIDADES AUTORIZADAS.

    Las instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior que tengan establecidas oficinas de representación debidamente autorizadas por la SFC, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores o las corporaciones financieras que hayan suscrito contratos de corresponsalía con las entidades del mercado de valores del exterior, sólo podrán realizar las actividades que se señalan en los artículos 4.1.1.1.6 y 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, según corresponda.

    En tal virtud, las actividades de promoción o publicidad que desarrollen las oficinas de representación y los corresponsales, deberán limitarse a los productos y servicios autorizados por la SFC en la correspondiente resolución de apertura o de autorización del contrato respectivo, según sea el caso. La promoción o publicidad de productos o servicios diferentes o adicionales a los autorizados por la SFC, requerirá la autorización previa de este ente de supervisión, sin perjuicio de las sanciones a las que hubiere lugar, en el evento en que dicha actividad se realice sin la autorización correspondiente.

  5. REPRESENTACIÓN DE LAS INSTITUCIONES DEL EXTERIOR A TRAVÉS DE LA MATRIZ, FILIAL O SUBSIDIARIA ESTABLECIDA EN COLOMBIA.

    No están obligadas a tener oficina de representación en Colombia, siempre que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, las filiales, subsidiarias o agencias establecidas en el extranjero de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores establecidas en el país, ni las instituciones del exterior que tengan en Colombia una filial o subsidiaria autorizada para realizar actividad financiera, reaseguradora o del mercado de valores. Sin embargo, La realización de actos de promoción o publicidad requiere de la autorización previa de la SFC.

    En todo caso, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, a la representación a la que se refiere el presente numeral, le serán aplicables las reglas previstas en dicha norma sobre oficinas de representación.

    El representante legal designado por la institución del exterior en los términos del numeral 1° del artículo 4.1.1.1.5 del mencionado decreto, o su apoderado, deberá presentar ante la SFC la documentación pertinente a que se hace referencia en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, incluyendo además lo siguiente:

    1. La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución del exterior solicitante, en la que conste la determinación de acogerse a alguna de las excepciones establecidas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

    2. La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución solicitante, en donde se designe la persona natural que actuará como representante y se dedicará a promocionar o publicitar los servicios de la institución representada, en los términos autorizados a las oficinas de representación en el Decreto 2555 de 2010.

    3. La hoja de vida de la persona que actuará como representante.

    La institución del exterior podrá realizar actos de promoción o de publicidad haciendo uso de la red de oficinas de la entidad establecida en el país en los términos del numeral 5° del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010. En este caso, la institución del exterior deberá informar a la SFC acerca de cuál o cuáles de las oficinas de su red adelantarán estas labores.

  6. REPRESENTACIÓN DE VARIAS INSTITUCIONES DEL EXTERIOR.

    Una misma oficina de representación o la entidad matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, de conformidad con el parágrafo 1° del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, puede representar a varias instituciones del exterior, siempre y cuando las mismas se encuentren relacionadas mediante vínculos de subordinación o tengan una matriz común. Dicha situación de subordinación deberá ser acreditada ante esta Superintendencia.

    En este evento, cada una de las instituciones del exterior representadas deberá obtener la autorización para establecer una oficina de representación e implementar los mecanismos necesarios para que los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior diferencien entre los productos o servicios promovidos o publicitados por cada una de las instituciones del exterior representadas.

  7. LOCALIZACIÓN DE LA OFICINA DE REPRESENTACIÓN DEL EXTERIOR Y DE SU REPRESENTANTE.

    Una vez sea autorizada la apertura de una oficina de representación por la SFC, su representante deberá informar al Grupo de Registro de este organismo, la ciudad, la dirección, números de teléfono y de fax, la dirección de correo electrónico, así como cualquier dato necesario para su localización.

    Dicha información también deberá ser suministrada por el representante de la institución del exterior autorizada por la SFC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

  8. IDENTIFICACIÓN.

    Las oficinas de representación, y el representante, al igual que las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las entidades del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben identificarse con un aviso visible expuesto al público en el cual se anuncie su condición de oficina de representación, representante o corresponsal de una institución del exterior.

    Cuando una institución del exterior, en virtud de lo previsto en el numeral 5 del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, use la red de oficinas de la entidad establecida en Colombia para realizar actos de promoción o de publicidad, deberá adoptar las medidas necesarias para que el público identifique que la institución financiera del exterior es una persona jurídica, distinta y autónoma de la institución establecida en el país cuya red se utiliza.

    Para efectos de lo anterior, las áreas a través de las cuales se desarrollen las actividades de promoción y publicidad deben identificarse mediante avisos expuestos al público que permitan a los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior distinguir dichos espacios y actividades de los de la entidad establecida en el país. Así mismo, debe velarse porque en las oficinas exista plena independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de las instituciones extranjeras, y las áreas de la entidad establecida en el país, de manera que el público distinga entre unas y otras.

    Tratándose de los eventos previstos en el parágrafo 1° del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, deberán implementarse los mecanismos necesarios para que los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior diferencien con claridad entre los servicios ofrecidos por cada una de las instituciones del exterior representadas.

  9. CAMBIO DE DIRECCIÓN.

    El representante de la oficina de representación y los representantes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las instituciones del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben informar los cambios de dirección al Grupo de Registro de la SFC y al Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores según corresponda (RNAMV), el respectivo traslado, indicando la nueva dirección, teléfonos, fax y cualquier otro dato necesario para su localización, de manera inmediata a su ocurrencia.

    En el mismo término, el representante de la institución del exterior autorizada por la SFC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las reglas especiales contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, debe informar al Grupo de Registro de la SFC cualquier modificación de los datos suministrados para su localización.

  10. OFICINAS PROMOTORAS.

    En el evento en que las instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que hayan celebrado un contrato de corresponsalía, decidan establecer oficinas promotoras en lugares diferentes a los de su domicilio, en los términos del numeral 5° del artículo 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, se deberá, en forma inmediata, dar previo aviso de tal hecho al Grupo de Registro de la SFC.

    Así mismo, en estos casos, deberá llevarse a cabo la actualización inmediata en Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV) de ser necesario.

  11. CLAUSURA DE LAS OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y FINALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE REPRESENTACIÓN O CORRESPONSALÍA.

    La clausura de las oficinas de representación requiere autorización previa de esta Superintendencia. Para este efecto, cuando una institución del exterior proyecte clausurar su oficina de representación en Colombia, el representante de la misma o el representante legal de la institución del exterior debe informar tal hecho a la SFC, remitiendo el documento en el cual conste la decisión adoptada por el órgano o el funcionario competente de la entidad extranjera, por lo menos con un (1) mes de anticipación a la proyectada clausura.

    La institución que se haya acogido a alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 y que proyecte concluir su actividad en Colombia, también deberá obtener autorización previa de la SFC para el efecto, dando aviso de tal hecho con la antelación señalada en el inciso anterior, adjuntando el documento en el cual conste dicha decisión. Toda la documentación que se presente debe cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.

    El cierre de la oficina de representación de una entidad reaseguradora del exterior no implica la cancelación de la inscripción del reasegurador del exterior en el REACOEX, salvo en aquellos casos en los cuales se presente una solicitud expresa en tal sentido.

    Cuando una institución del exterior, decida dar por terminado el contrato de corresponsalía suscrito, la sociedad comisionista o la corporación financiera, deberá informar de manera previa dicha situación a esta Superintendencia.

    Sin perjuicio de la información o documentación que solicite la SFC para los efectos del presente numeral, deberán informarse los mecanismos de comunicación que se implementarán para que los clientes de las entidades del exterior que, al momento de la clausura de la oficina, de la finalización de la actividad de representación o la terminación del contrato de corresponsalía, mantengan vínculos con la institución del exterior puedan presentar peticiones o reclamaciones y cuenten con información relacionada con la institución del exterior.

  12. OBLIGACIONES

    12.1. Obligaciones generales

    , La representación de las oficinas de representación a la que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben cumplir con los deberes de todo comerciante, atendiendo las particularidades de su naturaleza. En desarrollo de lo anterior, deberán:

    1. Llevar un registro cont