Concepto nº 220- 013662, de Superintendencia de Sociedades, de 4 de Marzo de 2012
Oficio 220- 013662 Del 04 de Marzo de 2012
ASUNTO: Elaboración de actas del máximo órgano social –Normatividad.
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2012-01-013784, por la cual en relación con las actas de los órganos sociales de una compañía, plantea unos hechos y eleva una petición, en la siguiente forma:
“ HECHOS
De acuerdo con la normatividad colombiana y con el idioma oficial, las Actas contenidas en los Libros de las Reuniones de la Asamblea General de Accionistas y de las Reuniones de Junta Directiva, deben ser impresas en castellano.
Así mismo, en el ordenamiento comercial, no se estipula prohibición alguna para que los documentos antes mencionados sean impresos a doble columna conservando siempre el idioma castellano, con su debida traducción en un segundo idioma.
De acuerdo a lo anterior me permito realizar la siguiente:
PETICIÓN
Agradezco por favor me confirmen si el acta impresa a doble columna, conservando siempre su impresión en castellano con su debida traducción en un segundo idioma, goza de todas(SIC) plena validez de nuestro ordenamiento comercial”.
Sobre el particular, me permito manifestarle que la elaboración de las actas de las reuniones del máximo órgano social de una compañía, esta debidamente regulada por el legislador, no así lo de las actas del cuerpo colegiado denominado junta directiva, para lo cual puede remitirse para efectos de ilustración a lo dispuesto para la elaboración de las de máximo órgano social.
Anotado lo anterior, tenemos que en lo atinente con la elaboración de las actas encontramos en las siguientes normas legales:
Artículo 189 del Código de Comercio : “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.”
Artículo 431 ibídem : “Lo ocurrido en las reuniones de la...
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