RESOLUCION REGLAMENTARIA 028 b RD 4314
| Número de Boletín | REGISTRO DISTRITAL 4314 5 NOVIEMBRE 2009 |
| Emisor | Contraloria de Bogota |
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 43 • Número 4314 • pP. 1-26 • 2009 • NOVIEMBRE • 5
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lo relacionen y sepan a que se están reriendo con
ese nombre; por ejemplo: Percepción del uso de las
herramientas informáticas.
(8) Periodicidad: Lapso de tiempo establecido por la
Alta Dirección para el reporte de información.
(9) Tipo de Indicador: Se identica con una X el prin-
cipio que mide el Indicador así: Ecacia, Eciencia,
Efectividad, Otro.
(10) Unidad de Medida: Se reere a la determina-
ción concreta de la forma como se quiere expresar el
resultado al aplicar el indicador y las variables que lo
integran; ésta unidad de medida se relaciona con la
unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expre-
sada en valores absolutos con su respectiva variable:
tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días,
horas, etc.), o en forma relativa (porcentual, Kilómetro
X hora), entre otros.
(11) Fórmula: Determina la forma en que se comparan
las variables denidas del indicador en relación con la
unidad de medida establecida.
(12) Variables: Características, cualidades, elemen-
tos o componentes expresados en términos de valor
y unidad de medida, que hace parte de la fórmula de
un indicador, el cual permite medir el grado de avance
o resultado de la actividad, que pueden modicarse
o variar a través del tiempo. Mediante el estudio del
comportamiento de las variables se puede explorar,
descubrir, explicar, planicar, gestionar y transformar
la realidad hacia una situación deseable.
Numerador: Se indica el nombre de la variable a com-
parar y la fuente de donde se obtiene la información.
Denominador: Se registra el nombre de la variable
que representa el universo a comparar o el 100%. y la
fuente de donde se obtiene la información.
* Cuando el indicador corresponde a un valor absoluto
se diligencia solamente el numerador.
(13) Fecha de inicio programada: Corresponde
a la fecha de inicio programada para la respectiva
actividad.
(14) Fecha nal programada: Corresponde a la fecha
nal programada para la respectiva actividad.
(15) Meta o Valor Esperado: Es la expresión cuanti-
tativa, concreta, medible, realizable y vericable que
se espera alcanzar para cada uno de los periodos de
tiempo establecidos para el reporte.
(16) Rangos de calicación: Se registran los inter-
valos denidos por el Responsable del Proceso, así:
Mínimo, Aceptable, Satisfactorio.
(17) Fecha Real de Terminación: Corresponde a la
fecha real de terminación de la actividad respectiva.
(18) Resultado de las variables: Corresponde a los
valores determinados durante un periodo de tiempo
para cada una de las variables establecidas (numera-
dor y denominador).
(19) Resultado del Indicador: Corresponde a la
aplicación de la fórmula establecida para cada indi-
cador.
(20) % Ejecución (Resultado / Meta *100): Corres-
ponde a la relación entre el resultado del indicador y
la meta establecida para el mismo.
(21) Rango en que se ubica: Corresponde al rango
de calicación en que se ubica el % de ejecución del
indicador.
(22) Análisis del Indicador: Establezca el análisis
del resultado del indicador de forma cuantitativa y
cualitativa.
Firmas: Se suscribe por quienes denen y revisan las
actividades e indicadores:
* Los indicadores denidos serán respon-
sabilidad del Responsable de Proceso.
* La revisión técnica la realiza la Dirección
de Planeación.
ANEXO Nº 2
Informe de Gestión 3
El informe de gestión esboza los resultados claves
de la gestión realizada durante un periodo de tiempo
establecido (es de anotar que el periodo es acumula-
tivo hasta completar la vigencia), determinando logros
alcanzados, proyecciones y la manera como la depen-
dencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de
la misión institucional, los objetivos y las actividades
del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo
fundamental de información para la toma de decisiones
en la Alta Dirección.
El informe no es un n en sí mismo, es un medio de
diagnóstico que reeja la necesidad de tomar acciones,
en consecuencia busca cumplir con el objetivo funda-
mental de implementar las recomendaciones, logrando
la mejora continua y el incremento de la capacidad
institucional para responder de manera adecuada
al mandato que la ciudadanía ha encomendado a la
Contraloría de Bogotá, D.C.
3 El informe no debe ser superior a cinco folios por ambas caras
(diez páginas) y en tamaño carta.
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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 43 • Número 4314 • pP. 1-27 • 2009 • NOVIEMBRE • 5
El primer paso para elaborar un informe es denir
a quien va dirigido y cual es su propósito. Debe ser
corto pero analítico, reejar las tres dimensiones del
desempeño: ecacia, eciencia y efectividad. Com-
parar los resultados con líneas bases (resultados de
vigencias anteriores) o puntos de referencia (metas,
otras organizaciones similares).
Para la construcción del informe de gestión se deben
tener en cuenta los siguientes insumos:
PLAN ESTRATÉGICO
INSUMO ACTIVIDAD SALIDA
Objetivo del proceso descrito en el manual de
calidad.
Comparar:
planeado/resultados EFICACIA
Recursos/resultados
EFICIENCIA
impacto de los resultados
EFECTIVIDAD
¿De qué manera se ha cumplido
con el Objetivo del Proceso?
ANÁLISIS DE DATOS
Informe de Gestión en el Periodo
transcurrido de la vigencia de
acuerdo con la periodicidad de
reporte establecida.
Seguimiento al Plan de acción.
Resultados de planes (PAD, PAE,
CAPACITACION, BIENESTAR, PIGA,
COMPRAS)
Seguimiento Anexos 1, 2 y 3.
Otras actividades relevantes que han
contribuido al cumplimiento del Plan
estratégico y que no han sido contempladas
en el Plan de acción.
Estructura del Informe de Gestión
Los informes de gestión deben contener como mí-
nimo:
Portada
Presentación
1. Resultados de la gestión (Análisis de datos): Es
decir el aporte que cada dependencia ó proceso
realiza al cumplimiento de cada uno de los ob-
jetivos del Plan Estratégico. Para este punto se
tendrá en cuenta:
* Análisis Plan de Acción: Todos los pro-
cesos.
* Satisfacción del cliente: Proceso Enlace
con clientes.
* Conformidad con los requisitos del pro-
ducto: Procesos misionales.
* Otros resultados: Actividades relevantes
que han contribuido al cumplimiento del
Plan estratégico y que no han sido con-
templados en el Plan de Acción.
2. Seguimiento Acciones de mejora: Resultados y
análisis sobre el seguimiento a la implementación
de acciones correctivas, preventivas y de mejora
continua (Anexos 1, 2 y 3).
3. Aspectos que limitan el logro de los objetivos y
metas. Es decir aquellos aspectos que han afec-
tado el normal desarrollo de la dependencia y/o
proceso para alcanzar los resultados previstos o
para haber obtenido mejores resultados.
4. Acciones de mejora. Parte dinámica del mejora-
miento continuo que permite señalar las recomen-
daciones con el n de establecer correcciones4 o
acciones correctivas5 en un momento dado para
orientar y mantener los recursos y esfuerzos en el
logro de los objetivos y metas previstas. Sin em-
bargo, se debe tener en cuenta que las acciones
de mejora deben incluirse con obligatoriedad en el
formato de “Reporte de Mejora Continua – Anexo
3 del Procedimiento Para La Implementación de
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Continua”.
No obstante la anterior estructura, el Directivo res-
ponsable del informe vericará que se hayan incluido
los aspectos de la gestión realizada y la totalidad de
resultados obtenidos en el periodo, así como la con-
gruencia de los datos reportados con los remitidos a
otras instancias.
4 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.
5 Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa
de una no conformidad detectada otra situación indeseable.
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